Whistleblowing v Česku: Povinnost nebo příležitost?

Cílem zákona o whistleblowingu je posílit ochranu oznamovatelů a podpořit tak budování bezpečné atmosféry ve firmách. Zatímco pro firmy, které zaměstnávají více než 249 zaměstnanců, nabyly tyto povinnosti účinnosti hned od srpna, na zaměstnavatele s 50 – 249 zaměstnanci se vztahuje přechodné období, které umožňuje tyto povinnosti splnit do 15. prosince 2023.

Whistleblowing ve zkratce

Hlavním požadavkem zákona je zavedení vnitřního oznamovacího systému neboli jinak - whistleblowing nástroje, pomocí kterého budou moci zaměstnanci nahlašovat vymezená nezákonná jednání ve společnosti. Whistleblowing systém by měl podle zákona umožňovat oznámení podat písemně, ústně nebo na žádost osobně.

Aby byl whistleblowing nástroj opravdu efektivní, měl by být pro zaměstnance snadno dostupný a podání oznámení by mělo být jednoduché. Stejně důležité je, aby byl vybraný nástroj z pohledu zaměstnanců důvěryhodný a nebáli se oznámení podávat.

Podle advokátky z advokátní kanceláře Z/C/H Legal Lenky Gomez Tomčalové je právě výběr vhodného whistleblowing systému něco, na čem se většina firem zastaví.

„Některé povinné subjekty mají tendenci se z bezradnosti uchylovat k tradičním řešením ve formě dedikovaných telefonních linek, e-mailových či dokonce fyzických schránek. Ani jedno z těchto řešení není optimální. Naštěstí je na trhu řada profesionálních poskytovatelů vnitřních informačních systémů v podobě IT řešení, kteří jsou schopni lépe zajistit jejich funkční náležitosti s důrazem na anonymitu a ochranu informací.“

Vsaďte na nejdůvěryhodnější whistleblowing platformu v Česku NNTB a zasaďte ji do prostředí HR softwaru Pinya HR, které budou vaši zaměstnanci důvěrně znát. Postačí jeden klik a whistlebloweři se pohodlně a rychle dostanou z Pinya HR přímo na formulář NNTB, kde vyplní svůj podnět a odešlou jej k posouzení.

Na co si dát pozor

Kromě zavedení samotných oznamovacích kanálů mají společnosti další povinnosti vyplývající ze zákona. Firmy musí určit příslušnou osobu, která bude podaná oznámení posuzovat a navrhovat opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu. Příslušná osoba musí při výkonu své činnosti postupovat nestranně, zachovávat mlčenlivost a zajišťovat, že nedojde k prozrazení citlivých informací o oznamovatelích ani dalších detailech oznámení.

Společnosti musí dále zajistit vyrozumění oznamovatelů o přijetí oznámení a rovněž o výsledcích posouzení oznámení. Další povinností je přijímání navrhovaných opatření k nápravě nebo předcházení protiprávnímu stavu v návaznosti na podaná oznámení.

V neposlední řadě musí firmy zajišťovat, že whistlebloweři v souvislosti s podanými oznámeními nebudou vystaveni odvetným opatřením jako například rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy nebo přeložení na jinou pracovní pozici.

Od povinnosti k příležitosti

Přestože se může na první pohled zdát, že zákon o ochraně oznamovatelů je pro firmy zbytečným administrativním břemenem, opak je pravdou. Zavedení whistleblowing systému firmám přináší řadu výhod a příležitostí.

,,Vedle plnění zákonných povinností přináší správná a efektivní implementace whistleblowingu zaměstnancům i společnosti celou řadu pozitiv – zejména přispívá k budování zdravé, bezpečné a odpovědné firemní kultury, zlepšení podmínek na pracovišti a obecně by se dalo říci, že rozšiřuje ochrannou funkci pracovněprávního rámce o další oblast. Zaměstnavateli může vylepšit renomé, integritu a reputaci jak ve vztahu k současným zaměstnancům, tak i ve vztahu k potenciálním uchazečům o zaměstnání, což je s ohledem na stále napjatou situaci na trhu práce často k nezaplacení. Dobře nastavený systém dokáže výrazně přispět k ochraně pověsti společnosti a potenciálně zabránit negativním právním i ekonomickým dopadům na společnost či její reputaci i v případě, že k nějakému incidentu dojde,“ říká Lenka Gomez Tomčalová.

Podle některých průzkumů a analýz společnosti s funkčním systémem řeší méně soudních sporů, mají nižší náklady na vypořádání s nespokojenými zaměstnanci a bývá o nich až téměř o polovinu méně negativních zmínek v médiích.

A nejsou to jen společnosti, které z whistleblowingu profitují. Zavedení oznamovacího kanálu také přispívá k budování důvěry a spokojenosti samotných zaměstnanců. Advokátka Lenka Gomez Tomčalová k tomu dodává: „Už jen povědomí o existenci oznamovacího kanálu na pracovišti často může mít preventivní účinky. Ukazuje se, že když lidé v organizaci vědí, že mají možnost oznámit protiprávního či neetického chování, jsou spokojenější, odpovědnější a chovají se více eticky. To pomáhá nejen snižovat četnost případů např. bossingu či jiných projevů šikany nebo nezákonného jednání na pracovišti, ale zároveň takovéto jednání snadněji odhalovat a eliminovat. V neposlední řadě se zaměstnanci cítí bezpečněji – to samozřejmě rovněž napomáhá budovat důvěru ve společnost, pro niž pracují.“

Rizika spojená s whistleblowingem

Zákon o ochraně oznamovatelů jasně určuje, kdo je povinným subjektem a kdo tedy od určitého data musí splňovat všechny povinnosti, které z něj vyplývají. První zásadní riziko tak vyplývá z nesplnění těchto podmínek. Zaměstnavatelům, kteří nesplní výše zmíněné povinnosti do určeného data, hrozí pokuta ve výši až 1 000 000 korun českých.

Dalším rizikem je možnost využití externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti. Protože mají zaměstnanci možnost vybrat si, jaký oznamovací kanál pro podání oznámení využijí, může se stát, že zvolí právě ten externí. Takový scenář ale není v zájmu žádné společnosti. Proč?

,,V takové situaci zaměstnavatel ztrácí kontrolu nad tím, co se u něj děje a případný protiprávní stav nebo jednání bude řešit veřejnoprávní orgán, který zaměstnavateli může uložit sankci nebo na něj podat trestní oznámení. Pokud má zaměstnavatel zaveden funkční vnitřní oznamovací systém, ve který mají jeho zaměstnanci důvěru, může se ztráty kontroly nad celou situací vyvarovat a do jisté míry řídit její řešení včetně důsledků s tím spojených,“ tvrdí Lenka Gomez Tomčalová.

S modulem whistleblowing v Pinya HR vám využití externího oznamovacího systému nehrozí. Zaměstnanec se k oznamovacímu formuláři dostane přímo z Pinya HR a ohlášení podnětu mu zabere jen pár minut.

Užitečné je proto vždy vybírat z whistleblowing nástrojů, které umožňují podávat anonymní oznámení. Zaměstnanci se často svěřují s citlivými informacemi, a protože se bojí, že by to proti nim mohlo být zneužito, nechtějí, aby u nich bylo uvedeno jejich jméno. Proto je vhodné dát jim možnost podat oznámení anonymně.

Zaměstnanci mají díky anonymitě zpravidla větší pocit bezpečí, a tudíž jsou spíše ochotní oznámení podat. Zaměstnavatel má tak větší šanci předejít některým nepříjemným situacím (například tomu, že by zaměstnanci použili externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti).

Poslední dny bez whistleblowingu

Datum pro zavedení whistleblowingu a splnění všech podmínek vyplývajících ze zákona pro společnosti s 50 až 250 zaměstnanci se neúprosně blíží. Ať už se rozhodnete pro jakoukoli whistleblowing platformu, ujistěte se, že bude splňovat všechny podmínky zákona, bude jednoduchá a důvěryhodná.

Ubezpečte se, že vaši zaměstnanci vědí, že jejich identita a další citlivé informace nebudou zveřejněny a oni sami ani na ně navázané osoby nebudou vystaveny odvetnému opatření. Whistlebloweři musí mít jistotu, že vnitřní oznamovací systém skutečně funguje a podání oznámení není jen zbytečný úkon.

Pouze tak se všechna vaše snaha zúročí a zavedení whistleblowing nástroje bude přinášet ovoce v podobě splnění zákonných povinností, ale především i bezpečného pracovního prostředí, zdravé firemní kultury a spokojených zaměstnanců.