Úspěšný onboarding není jen o prvním dni – ovlivňuje spokojenost,výkonnost a loajalitu nových kolegů. Přesto se v něm stále opakují chyby, které mohou zbytečně zkomplikovat nástup i adaptaci nováčka. O své praktické zkušenosti z HR se s vámi podělí Denisa Bělská, recruiterka a konzultantka, která během své kariéry viděla správně nastavené onboardingové procesy, ale i ty, které zbytečně selhávaly.
Adaptace nového zaměstnance může být buď hladká a přirozená, nebo plná zbytečných komplikací. Jaký je klíč k úspěchu? Denisa Bělská se s vámi podělí o osvědčené postupy, které pomáhají nováčkům rychle se zapojit a cítit se od prvního dne součástí týmu. Proč je důležité být k dispozici na 100%, naslouchat jejich očekáváním a zapojit hiring manažera do procesu? A jak může obyčejný úsměv zbořit bariéry? To vše a mnohem více se dozvíte v jejím pohledu na onboarding, který nejen funguje, přináší i skvělou zpětnou vazbu, ale i vytváří ty nejlepší podmínky pro pozitivní zkušenosti při nástupu.
Denisa Bělská je zkušená profesionálka, která spojila své znalosti z oblasti HR s vášní pro obchod. Po úspěšné kariéře v interním recruitmentu na globální úrovni se rozhodla své zkušenosti využít v širším měřítku a pomáhat firmám s digitalizací HR procesů. Dnes působí jako konzultantka zaměřená na optimalizaci náborových strategií a implementaci moderních technologií. Jejím cílem je přinášet inovativní řešení, která zjednodušují nábor, zvyšují efektivitu HR týmů a pomáhají firmám růst díky správně nastaveným procesům.
Chybějící pre-onboarding: komunikujte s nováčkem pravidelně i před nástupem
Dohodnout si nástup za tři měsíce a pak nováčka nechat v tichu? To je častá chyba, která může vést k nejistotě a stresu. Pravidelná komunikace ještě před prvním dnem je zásadní pro vytvoření pozitivního vztahu a snadné adaptace.
Je důležité nováčka průběžně informovat o tom, jak bude jeho první den probíhat, co ho čeká a že s ním počítáte. Buďte empatičtí a podpořte ho, pokud sdílí obavy z přechodu do nové firmy.
,,Pokud je to možné, zařaďte neformální setkání s týmem ještě před nástupem – například na kávu nebo týmovou aktivitu. Díky tomu se nováček seznámí s kolegy v přirozeném prostředí a jeho první den nebude tak stresující.”
Chybějící harmonogram prvního dne
První den v nové práci je stresující, zvlášť pokud nováček neví, co ho čeká. Kdy a kam má dorazit? S kým se potká? Jak dlouho jak dlouho vše potrvá? Nejistota v těchto otázkách může zbytečně zvýšit nervozitu a zpomalit adaptaci. Řešení je jednoduché – pošlete nováčkovi jasný plán předem. Ten by měl obsahovat informace o školeních, harmonogram schůzek, délku jednotlivých aktivit i kontakty na klíčové osoby, na které se může obrátit.
Pokud jde o full remote pozici, je důležité do harmonogramu zahrnout i pravidelná online setkání s týmem během prvního týdne. Díky tomu se nováček přirozeně zapojí do dění a nebude si připadat izolovaně.
Seznámení s kolegy, jedno kolečko po firmě první den nestačí!
V mnoha firmách probíhá první den nováčka tak, že si udělá kolečko po kancelářích, pozdraví pár lidí a tím to končí. Jenže co když polovina týmu zrovna pracuje z domova, je nemocná nebo na dovolené? Takové "seznámení" snadno zapadne a nováček si stále může připadat jako cizinec.
Proto je důležité na tento proces myslet strategicky. Kolečko po firmě dává smysl, ale jen první den. Skutečné zapojení do týmu však vyžaduje další kroky. Jedním z efektivních řešení je hned v den nástupu poslat všem organizační announcement, kde nového kolegu představíte – ideálně i s fotkou a informacemi o jeho koníčcích. Nezapomeňte si však předem ověřit jeho souhlas a celé oznámení s ním odsouhlasit.
Seznámení s firemní kulturou a zvyklostmi týmu
Každá firma i tým má svá specifika, která ovlivňují způsob práce a komunikace. Nováček by měl od prvního dne rozumět nejen svým pracovním úkolům, ale i tomu, jak tým funguje a jak se v něm spolupracuje. Pokud tyto informace nedostane včas, může se cítit ztracený a trvat mu déle, než se přirozeně zapojí.
Proto je důležité už na začátku vysvětlit, jak vypadá běžný pracovní den – kdy se chodí na oběd, jaké komunikační nástroje se používají (Slack, Teams, e-mail, WhatsApp), jak je to s home office (Jak zavést hybridní modely práce se dozvíte v článku) nebo pravidelnými týmovými meetingy i benefity. Kromě toho sdílejte firemní hodnoty, rituály a nepsaná pravidla. Jak se u vás řeší neformální setkání, zda máte týmové snídaně nebo jestli je běžné si po práci zajít na drink.
Nebojte se dát nováčkovi úkoly už od prvního dne
První dny v nové práci jsou pro hladký nástup klíčové. Často se ale stává, že nováček pouze sleduje dění kolem sebe, nemá žádné konkrétní úkoly a zůstává v pasivní roli. To může vést k nejistotě, pomalejšímu začlenění do týmu a delší době potřebné k plné produktivitě.
Proto je důležité nového kolegu od prvního dne aktivně zapojit do práce. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je připravit pro něj už první den konkrétní úkoly, například orientaci v interních systémech nebo menší úkoly související s jeho rolí. Velkou výhodou je také automatizace onboarding procesů, která umožní využití šablon pro různé role a jejich propojení s notifikacemi. Díky tomu nováček i kolegové ve firmě přesně ví, co má udělat, a kdy.
,,Nastavené úkoly navíc umožní HR a manažerům digitálně sledovat pokroky nového zaměstnance a včas mu poskytnout zpětnou vazbu. Strukturovaný onboarding tak zajistí, že nováček nebude jen pasivním pozorovatelem, ale od prvního dne aktivním členem týmu,” dodává Denisa.
Pravidelná zpětná vazba a její četnost
První týden uteče a nováček najednou neví, jak si stojí, jestli splňuje očekávání nebo zda je na správné cestě. Nejistota v začátcích může zpomalit jeho adaptaci a ovlivnit jeho sebevědomí v nové roli. Proto je důležité nastavit pravidelné meetingy pro zpětnou vazbu už v prvním týdnu, například v osvědčeném modelu 30-60-90 dní. Aby se na ně nezapomnělo, je dobré je rovnou přidat do kalendáře. To zajistí, že se na meetingy všichni včas připraví a nebudou odsouvány na vedlejší kolej.
Kromě těchto kontrolních bodů je skvělé zavést i týdenní 1:1 meetingy mezi nováčkem a hiring manažerem. Ty pomáhají sledovat pokrok, sdílet zpětnou vazbu a včas řešit případné nejasnosti. Tyto schůzky by měly být prioritou – jejich rušení nebo odkládání může nováčkovi vyslat špatný signál o jeho důležitosti v týmu.
Onboarding je často podceňovaný proces, přitom hraje klíčovou roli v tom, jak rychle a dobře se nový zaměstnanec začlení do firmy. Často slýcháme, že „všechno se naučí za pochodu“ – ale realita je jiná. Pokud onboarding chybí, není strukturovaný nebo se odbude jen rychlým předáním laptopu a kolečkem po kancelářích, nováček se může cítit ztracený, nejistý ademotivovaný.
Pokud chcete onboarding posunout na vyšší úroveň a ušetřit vynaložené náklady na hledání nového zaměstnance, zaměřte se na přehlednou komunikaci, pravidelné check-iny a automatizaci procesů, která vám ušetří spoustu práce. Onboarding je proces, který nekončí po prvním týdnu a je potřeba do něj investovat čas a hodnotit, jak sedí novému kolegovi prostředí, a také jak se jeho příchod projevil na spokojenosti a výkonnosti jeho týmu.
