Práce z domova. Jak může HR oddělení zůstat ve spojení se svými zaměstnanci?

Pro řadu personálních oddělení je práce z domova velkou novinkou, existuje však mnoho nadnárodních společností, které cestou vzdálené práce již delší dobu kráčí a tento systém jim funguje. Například společnosti jako WordPress, přední světová platforma pro tvorbu webových stránek, Google nebo společnost Buffer vytvářející aplikace pro sociální sítě, pracují především vzdálenou formou a své zaměstnance mají rozptýleny po celém světě. Přesto jejich HR oddělení vykazuje vysokou výkonnost a zaměstnanci jsou dlouhodobě spokojeni.

Pro všechny HR manažery, kteří nyní pracují z domova, jsme připravili několik tipů, které využívají výše uvedené společnosti a umožňují jim HR vykonávat kvalitně i tehdy, pokud se personalisté se zaměstnanci fyzicky nevidí.

Dbejte na firemní kulturu

Nejprve je třeba vyvrátit tradiční mýty o firemní kultuře. V tradičním prostředí je často ignorována, protože se očekává, že se bude tvořit a formovat organicky. Problém ovšem nastává, pokud není obecné klima v kancelářích zdravé. Pokud v tomto případě necháme firemní kulturu vytvářet automaticky, bude se skládat ze strachu či lenosti a pro HR i vrcholový management bude velice složité nastavení firemní kultury změnit.

Opačným mýtem je naopak představa, že volná firemní kultura je trikem, který vyřeší všechny zaměstnanecké problémy. Některé HR oddělení věří, že stačí koupit kulečníkový stůl nebo vytvořit videoherní koutek a spokojenost zaměstnanců je zaručena.

Firemní kultura se ve skutečnosti skládá ze dvou hlavních prvků: úcty a důvěry. Bez ohledu na to, zda pracujete v kanceláři nebo pracujete na dálku. Jak ale budovat tyto hodnoty, pokud zrovna personální oddělení i většina zaměstnanců pracuje na home office?

Stanovte očekávání a standardy komunikace

Standardy komunikace má většina společností nastaveny, ovšem příliš často se jedná o jednostrannou záležitost. Společnost stanoví očekávání a standardy pro práci z domova včetně toho, kolik práce se od zaměstnanců očekává a kdy. Zaměstnanec však často neví, co může očekávat od vedení, ale od ostatních členů týmu. Jsou mu stanoveny úkoly, ale již nezná úkoly dalších členů týmu a často ani neví, proč konkrétní úkol vlastně vykonává.

Komunikace, ať osobní či vzdálená, je vždy obousměrnou silnicí. Zaměstnanci musí vědět především následující:

• Jaké úkoly zpracovávají jednotliví členové týmu.
• Jaké úkoly řeší a nadřízený a případně i jiné týmy ve firmě.
• Kdo bude konkrétně na jeho část úkolů reagovat.
• Na koho se mohou obrátit, pokud potřebují radu nebo konzultaci.
• Zda jsou kolegové online připraveni odpovídat na dotazy, či zda jsou zaneprázdněni.

V kanceláři při osobním kontaktu je jednoduché získat potřebnou informaci nebo zjistit, kdy má kolega čas, při vzdálené práci musíme všechny výše uvedené informace sdělovat předem písemnou formou.

Využívejte nástroje pro vzdálenou komunikaci

E-mail

E-mail používejte pro složitější komunikaci, kterou chcete zaznamenat a nejedná se o mimořádně naléhavou věc. Pro e-mailovou komunikaci při vzdálené práci se nejčastěji v českém podnikatelském prostředí používá platforma Office 365.

Chaty a videokonference

Pro okamžitou komunikaci používejte chatovací nástroje. Pro debatu v rámci více osob, typicky porady úseků či oddělení, využívejte videohovory. Jejich výhodou je především možnost účastníky fyzicky vidět a sledovat jejich nonverbální komunikaci, která je u chatu neviditelná. Videohovory tak snižují riziko nedorozumění.

Nejčastějšími nástroji, které se pro tuto oblast využívají jsou:

• Microsoft Teams, který je součástí balíčku Office 365.
• Google Hangouts
• Facebook Workplace, který má implementovány nástroje jako Facebook Messenger nebo WhatsApp.
• Slack, výlučně chatovací nástroj.
• Zoom, nástroj pouze pro videokonference, jeho výhodou je možnost integrace do Microsoft Teams.

V době vyhlášené koronavirové krize nabízejí všechny výše uvedené pratformy možnost využívání základních funkcí zdarma.

Sdílejte dokumenty

Velmi důležitá je možnost sdílet dokumenty online nejlépe ještě s možností na jednom dokumentu pracovat dohromady. Práce z domova je při využívání sdílených dokumentů jednodušší a pružnější. Zde opět můžete využít celou řadu řešení:

• Office 365 s OneDrive a SharePoint: jednoznačně nejvýhodnější platforma pro sdílení dokumentů, ale také aktualizací a interních informací.
• Google G Suite: platforma sdružující hlavní nástroje Googlu, jako je Google Drive, Google Dokumenty a Google Hangout.

Sdílejte své kalendáře

Jeden centrální sdílený kalendář, ve kterém všichni vidí, co zrovna jednotliví zaměstnanci dělají a mohou tak jednodušeji plánovat schůzky, chaty a videohorovy, je základem úspěšné vzdálené spolupráce. Sdílené kalendáře umí většina platforem pro vzdálenou komunikaci.

Komunikaci regulujte, ale jen obecně

Komunikaci pomocí vzdálených platforem je samozřejmě potřeba regulovat, ale pouze obecně. Základní pravidla by měla být následující:

• Zaměstnanci by měli chatovat buď individuálně ve dvou nebo v malých týmech, nevytvářejte velké chatovací místnosti, kde každý může napsat cokoliv a komunikace je tak nepřehledná.
• Požádejte kolegy, aby vždy sdělovali svůj stav, tedy zda jsou online, off-line, zaneprázdněni, na schůzce atp.
• Definujte pracovní dobu, kdy mají být kolegové pracující na home office na příjmu a nezapomínejte na nastavení pauz včetně pauzy na oběd.

Vyvarujte se sledování chatů, individuální komunikace by měla zůstat soukromou záležitostí chatujících osob. Ubezpečte uživatele, že chaty jsou soukromé a v chatech nezakazujte využívání GIFů, emotikonů, vtipů, videí, memů.

Využívejte e-learning

Pokud vaše společnost doposud nevyužívá e-learning, je právě nyní čas to změnit. Pro práci z domova je e-learning ideálním nástrojem. Home office nabízí větší čas pro kreativní nebo projektovou činnost. Zaměstnanci mají čas věnovat se detailně jednomu problému a e-learning pro ně může být vhodnou příležitostí, jak získat nové informace a posunout své znalosti oboru.

Připravte pro zaměstnance zajímavé e-learningové kurzy z jejich oboru. Pokud vaše HR oddělení organizuje jazykové kurzy, kurzy tzv. měkkých dovedností či pravidelné odborné kurzy, připravte pro zaměstnance studijní materiály a vytvořte testy, ve kterých si své znalosti otestují.

Automatizujte HR procesy

Personální oddělení provádí celou řadu administrativních úkonů, které lze automatizovat prostřednictvím softwarového řešení a realizovat tak i v situaci, kdy HR manažeři a specialisté pracují z domova.

V případě vzdálené práce doporučujeme automatizovat především následující aktivity:

• Evidence informací o zaměstnancích: díky personálnímu softwaru, který je přístupný online budete mít i na home office u sebe kompletní zaměstnaneckou dokumentaci včetně evidence předaného majetku, realizovaných školení, pracovně právních dokumentů a kompletních kontaktních údajů.
• Žádosti: online budete moci řešit žádosti o dovolenou, odchod k lékaři, sick days, nemocnosti, náhradní volno.
• Odchod zaměstnance: administrativní část spojenou s odchodem zaměstnance vyřešíte jednoduše online.
• Nástup nového zaměstnance: personální software vám umožní nástup vyřešit rychleji a všechny administrativní úkoly realizovat online bez nutnosti nového pracovníka fyzicky vidět
• Výročí a narozeniny: personální software vám umožní popřát zaměstnancům k pracovnímu výročí a narozeninám i v případě práce na home office.

Najděte strategického partnera pro vzdálenou práci

S nastavením vzdálené spolupráce vám rádi pomůžeme. Jsme Pinya, česká společnost zabývající se IT bezpečností, tvorbou firemních intranetových řešení především pro SharePoint, Office 365, obchodní aplikace PowerApps. Specializujeme se také na zakázkový vývoj softwaru jako je například Pinya HR, software pro personalisty. Pro oblast práce z domova nabízíme řešení následujících úkolů v prostředí Microsoft Office 365 a SharePoint:

• Sdílení firemních dokumentů mezi zaměstnanci
• Plánování a realizace online schůzek
• Centrální evidence úkolů
• Oběh a schvalování faktur
• Zápisy z porad
• Řízení projektů
• Dohled nad odvedenou prací v režimu homeoffice
• Školení/e-learning

Speciálně pro personalisty jsme vyvinuli software Pinya HR, který umí zjednodušit personální práci ve firmě. Pinya HR si můžete vyzkoušet zdarma a nezávazně prostřednictvím dema.

‍