Dokument dokládající skončení pracovního poměru
Základním dokumentem dokládajícím skončení pracovního poměru je buď dohoda o rozvázání pracovního poměru, výpověď z pracovního poměru nebo okamžité zrušení pracovního poměru zaměstnancem nebo zaměstnavatelem. Nejčastější formou rozvázání pracovního poměru je výpověď ze strany zaměstnance. Skončení pracovního poměru musí být provedeno písemně a HR oddělení musí věnovat pozornost především následujícímu:
- Zkontrolovat, zda má dokument všechny zákonné náležitosti
- Dbát na jeho řádné doručení, které se prokazuje nejlépe podpisem zaměstnance i zaměstnavatele s doplněním data, kdy byl dokument doručen.
Potvrzení o zaměstnání
Další důležitou povinností, která je svěřena do rukou personálního oddělení při odchodu zaměstnance, je vystavení a předání potvrzení o zaměstnání. Toto potvrzení musí zaměstnavatel vystavit a předat zaměstnanci při odchodu. Jedná se o zákonnou povinnost a náležitosti potvrzení o zaměstnání jsou přesně stanoveny. Pokud zaměstnavatel potvrzení řádné nepředá, vystavuje se riziku pokuty ze strany Státního úřadu inspekce práce, ale může být také žádán o náhradu škody, která vznikne zaměstnanci v důsledku nevydání tohoto potvrzení. Typicky se jedná o nemožnost nastoupit do nového zaměstnání.
Zrušení přístupu do interní sítě, interního systému a e-mailu
HR oddělení musí zajistit, aby odcházející zaměstnanec neměl přístup k interním systémům. Většinou se tak děje zrušením jeho osobního účtu ve firemní síti. Podle zákonných pravidel by měla být stejným způsobem zrušena i emailová schránka zaměstnance. Jiné osoby než odcházející zaměstnanec, by k emailové schránce neměli získat přístup. Nejjednodušší cestou je informovat všechny obchodní partnery o změně jejich kontaktní emailové adresy a přesměrování nově příchozích emailů do schránky jiného zaměstnance, který práci přebírá.
Vrácení veškerého předaného majetku
Pracovní pomůcky a dokumenty jsou vždy majetkem zaměstnavatele. Zaměstnanec je povinen je při skončení pracovního poměru všechny vrátit, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem, že například počítač odkoupí. Vrácení veškerého předaného majetku je opět úkolem pro personální oddělení, které musí vědět, které pomůcky byly zaměstnanci svěřeny. Vhodné je připravit předávací protokol, ve kterém písemně zaměstnanec ztvrdí, že všechny pracovní pomůcky vrátil a personální oddělení vše potvrdí svým podpisem.
Administrace vrácení předaného majetku je velmi časově náročná, personální oddělení ji ovšem může zvládnout jednoduše za pár minut, pokud má k dispozici kvalitní evidenci předaného majetku.
Vyřešit mzdu, dovolenou, náhradu mzdy
Personální oddělení má při odchodu zaměstnance za úkol vyřešit mzdou otázku. Musí zajistit zaslání poslední mzdy na účet zaměstnance, zkontrolovat, zda byla vybrána veškerá zákonná dovolená. Pokud došlo k nevyčerpání dovolené, musí ji zaměstnavatel zaměstnanci proplatit. Z tohoto důvodu většinou personální oddělení před ochodem zaměstnance stav čerpání dovolené kontroluje a případně zaměstnanci nařídí její dočerpání v době jeho výpovědní lhůty. Ve poslední mzdě nesmí personální oddělení zapomenout na veškeré příplatky či náhrady mzdy.
Kontrolu čerpání dovolené výrazně zjednoduší software, který umí vše evidovat a administrovat bez nutnosti zásahu personálního oddělení.
Vedení pracovní složky zaměstnance
Oprávnění vést osobní spis zaměstnance zaměstnavateli při skončení pracovního poměru zaniká. Neznamená to ovšem, že by zaměstnavatel musel spis ihned zničit. Zaměstnavatel má právo uchovávat vybrané informace o zaměstnanci. Jedná se o informace, kterých je třeba pro případný spor nebo pravomocné skončení soudního řízení či promlčení. Tato lhůta činí 3 roky po skončení pracovního poměru. Poté je nutné pracovní složku zlikvidovat. Mzdové a další specifické dokumenty ovšem této povinnosti nepodléhají, naopak jejich požadovaná archivační doba činí 30 let.
Vedení pracovní složky a její správné zrušení je náročná administrativní část práce každého HR specialisty. Podstatné zjednodušení této části práce HR specialistů poskytne evidence veškerých dokumentů a informací o zaměstnanci na jednom místě nejlépe v datové podobě.
Oznámení skončení pracovního poměru úřadům
Velmi krátké lhůty stanoví zákony pro oznámení zaměstnavatele o skončení pracovního poměru státním dotčeným úřadům. Nezapomeňte, že ve lhůtě 10 dnů ode dne skončení pracovního poměru, máte povinnost nahlásit volné pracovní místo na úřad práce, splnit ohlašovací povinnost vůči úřadu práce u bývalého zaměstnance, oznámit soudu či insolvenčnímu správci, že povinný u vás přestal pracovat. Dále je nutné informovat o odchodu zdravotní pojišťovnu zaměstnance a příslušnou OSSZ.
Doplňkové povinnosti
Pracovní posudek
Pracovní posudek nemusí zaměstnavatel při skončení pracovního poměru zaměstnanci vydávat automaticky, ale pouze pokud o to zaměstnanec požádá. V tomto případě má zaměstnavatel na vydání posudku 15 dnů, nemusí to však být dříve než 2 měsíce před skončením pracovního poměru.
Kontrola konkurenční doložky
Doporučujeme zkontrolovat, jestli byla se zaměstnancem sjednána konkurenční doložka. V případě jejího sjednání upozorňujeme na omezení doby sjednání 1 rok a nutnou úplatu za to, že bude bývalý zaměstnanec dodržovat povinnosti v doložce uvedené, jinak je doložka neplatná.
Povinnost mlčenlivosti
Pokud nemá zaměstnanec ve své pracovní smlouvě povinnost mlčenlivosti i po skončení pracovního poměru stanovenou, je vhodné při jeho odchodu, například v dohodě o rozvázání pracovního poměru, tuto povinnost nastavit a případně zajistit její dodržení smluvní pokutou.
.png)
