Marta Slováková: HR oddělení neexistovalo, budovala jsem ho od nuly

Nezisková organizace Junior Achievement Slovensko už více než 30 let pomáhá učitelům rozvíjet u žáků základních a středních škol podnikavost, ekonomické myšlení, finanční gramotnost a dovednosti potřebné pro uplatnění se na pracovním trhu, včetně digitálních dovedností. Organizace byla již podruhé za sebou nominována na Nobelovu cenu za mír za své rozvojové aktivity pro mladé lidi po celém světě. Od letošního srpna v jejím čele stojí Marta Slováková, které se během pěti let podařilo vybudovat fungující HR oddělení, vést mnoho HR projektů, digitalizovat HR procesy a aktivně se přitom podílet na dobrovolnických aktivitách.

Jak se vůbec dostala k HR? Jakých změn se jí během 5 let podařilo dosáhnout? A jaké má plány s Junior Achievement Slovensko? O tom jsme si povídali v tomto rozhovoru.

Máte za sebou necelých 5 let v pozici HR manažerky, přičemž se jednalo o vaši vůbec první zkušenost s HR. Jak se vám podařilo získat roli manažerky?

Na pozici HR manažerky jsem se ocitla náhodou. Tehdy jsem se ucházela o pozici zaměřenou na office agendu s přesahem do personalistiky – avšak týkalo se to pouze přípravy pracovních smluv, zpracování docházky a podkladů pro mzdy. O žádném HR se tehdy nedalo mluvit.

Postupnou prací a mým zápalem začít dělat něco víc než jen administrativu, jsem i díky podpoře CEO společnosti, udělala obrovský kus práce a vybudovala fungující HR ve firmě s 50 zaměstnanci. V TOI TOI & DIXI se mi podařilo rozjet množství projektů zaměřených na zaměstnance a také na digitalizaci HR procesů. Vyvinuli jsme firemní aplikaci, nastartovali jsme náborový proces pomocí sociálních sítí a také jsme implementovali HR software Pinya HR.

I když je to moje první a zároveň jediná HR zkušenost, neberu to jako nevýhodu. Právě naopak, v menší firmě jsem mohla na vlastní kůži poznat, jak funguje celé HR oddělení. Od základních administrativních úkolů, přes nábor, HR marketing, employer branding, implementaci systémů až po strategické úkoly.

V menší firmě jsem mohla na vlastní kůži poznat, jak funguje celé HR oddělení.

Co pro vás bylo na pozici HR manažerky největší výzvou?

Největší výzvou bylo zajistit vždy dostatečný počet zaměstnanců a obsazeny všechny pozice. Hlavní činností společnosti TOI TOI & DIXI je pronájem mobilních toalet a nebylo vždy snadné najít zaměstnance odpovědné za jejich čistotu a servis. Jde o práci, pro kterou je nutno vlastnit řidičské oprávnění typu C, ideálně až typu E. Typicky jde o muže, kteří pracují jako řidiči nákladních aut nebo kamionů a je jasné, že takových uchazečů nám přede dveřmi nestálo mnoho.

Samozřejmě, když se vám podaří najít a obsadit kvalitní lidi i na tyto pozice, musíte jim zajistit potřebnou HR péči. Na vizi přinést do firmy efektivní HR řešení a procesy jsme pracovali společně s CEO. Výhodou menší firmy je, že máte svůj píseček, na kterém můžete postupně zkoušet, co funguje a co ne. Pokud se něco nevydaří, je snazší to napravit nebo změnit, než ve velkém korporátu. 

Vraťme se ke změnám, kterých se vám během těch 5 let podařilo dosáhnout. Jaké jsou ty nejvýraznější, které podle vás stojí za zmínku? 

Nejvýraznější změnou je to, že společnost TOI TOI & DIXI má fungující HR oddělení, které dříve neexistovalo. Další velkou změnou byl již zmiňovaný vývoj firemní aplikace a implementace HR softwaru. 

Vývoj a příprava firemní aplikace byl roční proces a cílem bylo vytvořit pro zaměstnance prostředí, které jim umožní bližší kontakt a jednodušší sdílení informací, ať už pracovních nebo soukromých. Postupným vývojem jsme ale zjišťovali, že nám aplikace nemusí sloužit jen jako interní sociální síť, ale můžeme ji využít jako prostředek digitalizace jednotlivých procesů – od objednávání materiálů přes nahlašování událostí až po rezervační systém.

Druhým, pro mě velmi významným projektem, bylo zavedení personálního systému. Dlouho jsem hledala systém, který by vyhovoval našim požadavkům. Při zkoumání a poznávání různých možností na trhu jsem po každé prezentaci věděla, co chci a co ne. Po prezentaci softwaru Pinya HR si to sedlo a po zavedení do firmy se to jen potvrdilo.

‍Pinya HR splňuje vše, co jsem od HR softwaru očekávala já, zaměstnanci, manažeři, ale také vedení firmy.

Co bylo nejtěžší na transformaci HR procesů do digitální podoby? A jak vám digitalizace HR usnadnila práci?

Nejtěžším úkolem byl sběr všech dat a jejich import do systému. Jelikož jsme neměli všechna data na jednom místě, bylo časově náročné je zpracovat a vložit do systému. Jelikož HR jako takové eviduje opravdu velké množství dat a informací, museli jsme hned na začátku nastavit, jaká data budeme kde evidovat, jak se budou zobrazovat různým skupinám uživatelů, a ke kterým částem HR systému budou mít klíčoví uživatelé přístup. 

Dříve jsme fungovali jen v excel tabulkách a na starém docházkovém systému. Implementací Pinya HR jsme v první řadě omezili zbytečné zahlcování e-mailových schránek či telefonátů na HR oddělení s dotazy ohledně dat, které si nyní všichni umí jednoduše najít v systému. Pinya HR nám velmi usnadnil a urychlil zpracování docházky, zpřehlednil evidenci lékařských prohlídek, platností řidičských oprávnění, BOZP a školení, která jsme do té doby evidovali pouze papírově.

Přehlednost, dostupnost, efektivita a časová úspora byly nejdůležitější faktory, kterých jsme chtěli digitalizací HR procesů dosáhnout. A to se nám podařilo.

Ve svém volném čase se věnujete i dobrovolnické činnosti, přičemž působíte jako mentorka, konzultantka a projektová manažerka. V jakých organizacích se aktuálně angažujete? 

Můj dobrovolnický záběr je poměrně široký. Aktivně jsem se těmto činnostem začala věnovat během pandemie, kdy dobrovolnické sdružení HRistů Open HR Forum začalo s organizací online vzdělávacích eventů. Tehdy jsem je kontaktovala s nabídkou zapojení. Postupně jsem si prošla všemi rolemi a přinesla spolu s ostatními členy řadu zajímavých eventů nejen pro HR komunitu. 

Přibližně před dvěma lety jsem zahlédla na LinkedIn příspěvek od Junior Achievement Slovensko, které tehdy hledalo konzultanty do svých programů. Začala jsem pátrat po tom, čemu se věnují a zjistila jsem, že se zabývají vzděláváním učitelů, dětí a mládeže na Slovensku. Byla jsem překvapená, že fungují již více než 30let. 

Jednou z mých hodnot je i společenská zodpovědnost, proto jsem se rychle ztotožnila s jejich přístupem. Začala jsem je podporovat nejprve jako konzultantka programu Aplikovaná ekonomie. Později se k tomu přidal mentoring, příprava workshopů, lektorování učitelů, aktivní účast na akcích, příprava konferencí, fundraising a tak dále. 

Letos jsem také byla oslovena organizací Future Generation Europe se svým programem Lady Up. V rámci tohoto programu jsem se stala mentorkou jedné z jeho účastnic.

V souvislosti s dobrovolnictvím aktuálně procházíte velkou pracovní změnou. Od srpna působíte jako CEO v Junior Achievement Slovensko. Co vás motivovalo k tak zásadní změně?

Pro tuto změnu jsem se rozhodla z několika důvodů. Ve společnosti TOI TOI & DIXI jsem realizovala několik projektů, které jsou zaběhlé, fungují a více méně je jich potřebné už jen korigovat, případně za nějaký čas inovovat. Během těchto 5let jsme toho stihli opravdu mnoho, hodně jsem se naučila a v poslední době jsem měla pocit, že mírně stagnuji. Nad změnou jsem uvažovala už nějaký rok, ale nebylo nic, co by mě chytilo za srdce jako TOIka. 

A pak jsem dostala informaci, že se hledá nový CEO pro Junior Achievement Slovensko. Přihlásila jsem se do výběrového řízení, prošla několika koly, pořádným „grilováním“, dokonce i odrazováním od této pozice. Já jsem však byla přesvědčena, že tohle je přesně to, co chci. Jsem ráda, že to nakonec budu právě já, kdo povede Junior Achievement Slovensko.

Jak jsem již zmínila, společenská zodpovědnost je pro mě důležitou hodnotou, proto je moje motivace jasná. Mým cílem je podílet se na zlepšování vzdělávání v oblasti finanční gramotnosti a podnikavosti. Slovenský vzdělávací systém bohužel tyto oblasti dlouhodobě nepokrývá, proto pokud chceme, aby se dětem a mládeži dostávalo dobrého a kvalitního vzdělávání, je potřeba se zapojit. Junior Achievement Slovensko se zapojuje a již více než 30 let poskytuje dětem, mládeži a učitelům vzdělávání v těchto oblastech. 

Vím, že moje úloha nebude snadná, ale přijala jsem tuto výzvu s přesvědčením, že společnými silami dokážeme zlepšovat školní systém. Nejen prostřednictvím našich aktivit, ale také propojováním lidí z byznysu a školství. 

Jaké jsou vaše plány s Junior Achievement Slovensko do budoucna? 

Všechny plány závisí na financích, které máme k dispozici a které budeme mít v budoucnu. Mým prvním a zásadním plánem je udržet příjmy organizace minimálně na takové úrovni jako dosud. Samozřejmě, mým cílem je příjmy zvyšovat na základě různých projektů a partnerství, které organizace buduje. Přínosem pro organizaci může být i to, že přicházím z HR oblasti, kde jsem si vybudovala mnoho spojení na kolegy a spolupracovníky. 

Společně s mým zástupcem plánujeme inovovat některé programy JA Slovensko, aby lépe odpovídaly dnešním potřebám a získaly popularitu mezi učiteli a studenty. Také bych se ráda soustředila na vzdělávání kolegů v rámci organizace.

V neposlední řadě plánuji určitě digitalizovat a zefektivňovat procesy. Spolu se mnou přichází do organizace také HR software Pinya HR, na který už jsem si ve své práci velmi zvykla. Zjednodušení práce a zefektivňování procesů se v neziskovém sektoru obzvlášť hodí. A myslím, že to je jen začátek. 

‍