Digitalizace neboli přesun firemní agendy z papírové do elektronické podoby, byla dlouhodobě považována na cestu, kterou se v blízké budoucnosti bude muset vydat každá společnost. Koronavirová krize a s ní související nástup home office a vzdálené spolupráce znamenala v procesu postupné digitalizace zlom. Většina firem zjistila, že budoucnost už je tady a nezbývá než se novým podmínkám přizpůsobit. Začalo překotné hledání jednoduchých platforem pro vzdálenou práci. Nutnost digitalizovat firemní procesy zasáhla všechna firemní oddělení, nejvýznamněji ale tuto novou situaci řešili a řeší personalisté. Řízení lidských zdrojů z podstaty vychází z osobního kontaktu, přesunutí HR agendy do online prostředí proto znamenalo pro personální práci drtivý zásah.
Personalisté na skok do doby digitální reagovali využíváním osvědčených nástrojů, emailového klienta Outlook, komunikačního nástroje Skype, sdílením souborů přes cloudové úložiště. Krátkodobě byli schopni svou personální agendu tímto způsobem zvládnout, čím déle však restrikce způsobené onemocněním covid-19 odkládali návrat pracovníků do kanceláří, tím intenzivněji vystupovala na povrch otázka systémového vyřešení digitalizace personální agendy. HR specialisté a manažeři jednoduše zjistili, že bez specializovaného softwaru, který jim uvolní ruce a umožní automatizovat jejich opakující se personální aktivity, se bohužel neobejdou. Šanonům a excelovým tabulkám odzvonilo, ale co teď dál?
Jak začít s digitální transformací HR oddělení?
Společnosti, které již před nástupem koronavirové krize s digitalizací HR agendy počítali, sáhli v krizové situaci po připravených plánech digitální transformace, případně oslovili interního zaměstnance nebo externího partnera, který se touto oblastí zabývá. U těchto společností byl přechod do doby digitální plynulý, zaměstnanci často nezaznamenali změnu. Diametrálně odlišná situace nastala u společností, které v HR s digitalizací nepočítali. Tyto společnosti často tápali a výsledkem byla ztráta času i peněz. Přechod do digitalizované personální agendy přitom není nic zásadně složitého, stačí při něm dodržovat tři základní principy:
Najděte si zkušeného partnera
Realizace přesunu personálních aktivit do digitálního světa není myslitelná v situaci, kdy s ní vaše společnost nemá žádné zkušenosti. V tomto případě se jednoznačně vyplatí oslovit zkušeného externího partnera, který má připraveny funkční technologie a přesně ví, jak je ve vaší společnosti implementovat. Správně zvolený partner nabídne softwarové řešení, které bude do agendy vaší firmy zakomponováno zcela organicky a bez negativního dopadu na chod oddělení.
Vybírejte řešení s ohledem na cenu i kvalitu
Oblast digitálních technologií nabízí rozmanitou škálu řešení, od luxusních systémů, přes výkonné softwarové nástroje s mnoha funkcemi až po low-cost aplikace. Při výběru konkrétního softwaru, který přenese vaši personální agendu do elektronické podoby, je vždy třeba pečlivě vážit přínos všech funkcí softwaru s cenou, kterou software bude stát. Věnujte pozornost měsíčním poplatkům, nejen ceně za prvotní implementaci. Jedním z hlavních kritérií při výběru softwaru musí být rychlost návratu investice.
Zapojte zaměstnance do transformace
Nový software znamená pro řadu zaměstnanců strašáka. Obavy často vyplývají z minulých špatných zkušeností se zavádění nového softwaru. Ukažte vašim zaměstnancům, jak konkrétně jim nový nástroj usnadní práci. Velmi důležité je nezapomínat na proškolení zaměstnanců, protože největší odpor mají lidé k věcem, kterým nerozumí.
Zvolte službu, která se umí přizpůsobit
Překotná doba spojená s pandemií onemocnění covid-19 odhalila, jak nesmírně důležité je umění rychle se přizpůsobit novým podmínkám. A toto umění by měl ovládat i software, který zvolíte pro transformaci vaší firemní agendy do digitalizované podoby. Zkontrolujte, zda služba, kterou pro digitalizaci vyberete, například reagovala na povinné testování na onemocnění covid-19 a zavedla evidenci provedených testů či očkování.
Cloud nebo On-premise?
Jakmile si vyberete správného dodavatele digitalizace HR agendy, je třeba obrátit svou pozornost k technickému řešení. Software pro personalisty je obecně dodáván ve dvou základních variantách: v cloudu nebo jako tzv. on-premise software. Každému podnikání vyhovuje jiné technické řešení, zásadní roli při rozhodování, které z nich zvolit by měl hrát přínos pro společnost.
Cloud neboli Software as a Service (SaaS)
V tomto typu dodání softwaru je systém hostován centrálně. Společnost se nemusí starat o hardware, řeší pouze cenu licencí.
On-premise software
Při tomto typu licencování je naopak software nainstalován lokálně na serverech společnosti. Licenční poplatek bývá menší, firma neplatí za správu a údržbu cloudu.
Jaké řešení digitalizace je levnější?
U řešení SaaS Vás nečekají žádné prvotní investice, licence jsou ale dražší. On-premise nabízí zcela opačnou situaci, tedy vysoké počáteční investice do hardwaru a nižší ceny za licence. Obecně se dá konstatovat, že cloudové řešení je cenově výhodnější.
Jak je to se zabezpečením dat?
Personální agenda disponuje daty, která jsou z pohledu úniku velice citlivá, proto je nezbytné při volbě technického řešení digitalizace klást důraz na kvalitní zabezpečení. Z pohledu bezpečnosti vyhrává cloudové řešení. Poskytovatelé cloudu totiž většinou používají bezpečnostní opatření, která si většina organizací nemůže dovolit.
Které řešení umožňuje rychlejší nasazení?
Cloudová řešení mohou být do firmy implementována prakticky okamžitě. Společnost se nemusí starat o hardware nebo instalace aplikací. Zprovoznění on-premise řešení trvá podstatně déle, což může být v určitých situacích výrazná nevýhoda.
Jaké technické řešení je nejlepší pro Vaše podnikání?
Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď. Každá společnost má své specifické požadavky. Existuje však několik parametrů, které Vám rozhodování usnadní. Před volnou je dobré si promyslet:
- Jaký platební model firmě nejvíce vyhovuje
- Jak chci mít zabezpečena data
- Jak rychle chci systém nasadit
.png)
