Občas je toho prostě moc. Na nás všechny. Takže jakýkoliv zlepšovák, který nám alespoň trochu usnadní práci, se vždycky hodí. A v personalistice to platí dvojnásob. Musíte totiž myslet hned za víc lidí najednou. Zaměstnanec A musí jít na lékařskou prohlídku. Zaměstnanec B nedodal potvrzení o studiu. Zaměstnankyně C se vdala, takže potřebujete kopii její nové občanky. A tak dále.
V době digitalizace už to není tak náročné, jako to bývalo, jelikož maximum informací můžeme přenechat systému, aby vše hlídal za nás. Zvlášť, pokud využíváte personální software, který má všechny důležité funkce. Některé věci si ale i přesto musíte pohlídat sami. A s tím mohou pomoci checklisty.
Papírové diáře, týdenní a měsíční plánovače, upomínky v telefonu. Tohle všechno dokáže v pracovní rovině nahradit digitální checklist. Předpřipravte si seznam úkolů, které je nutné splnit při vybrané činnosti u vás ve firmě. Například v rámci onboardingu. Nastupuje nový zaměstnanec? Stačí vygenerovat onboardingový checklist, zobrazí se úkoly, oddělení, které má splnění úkolu na starosti a taky doba, do které má být úkol splněn. Díky tomu pak personalistovi stačí upřesnit odpovědnou osobu a upravit deadline, pokud je potřeba.
HR checklisty výrazně šetří práci personalistů.
Nebo v případě něčeho méně formálního - oslavy narozenin vašich kolegů. Běžný případ z praxe:
Najít vhodný termín, rezervovat místo konání, zajistit občerstvení nebo vybrat vhodný dárek. Čím více se chcete o oslavu postarat, tím více úkolů vyvstává, takže si na pomoc vezmete kolegu. Funguje to až do chvíle, kdy se vás pár dní před plánovanou oslavou spoluorganizátor zeptá, zda jste si objednali dárek.
"Já?! Měl jsi to mít na starosti ty!"
Hádat se o to, kdo to měl skutečně na starosti, je zbytečné. Jediné, na čem v tu chvíli záleží, je rychle objednat dárek a modlit se, aby dorazil do data konání oslavy. Stačí tak málo, aby vše proběhlo hladce. Vytvořit si checklist.
Efektivní ckecklist si můžete vytvořit také v našem personálním systému Pinya HR. Sepíšete úkoly, stanovíte termíny, přidělíte je odpovědným osobám a pak můžete v klidu sledovat, jak kontrolní seznam plní. Protože po zadání úkolu z checklistu se všem zainteresovaným stranám objeví notifikace.
Jak vypadají checklisty v našem Pinya HR, můžete sami otestovat v trial verzi našeho softwaru, který je k dispozici na 14 dní zdarma.
.png)
