BARBORA HALFAROVÁ: JAK NA ONBOARDING, KTERÝ ZAMĚSTNANCI DOOPRAVDY OCENÍ?

Onboarding je proces nástupu a adaptace nového zaměstnance. Ne každá firma ho však zvládá na jedničku. Jak vypadá onboarding, který si zaměstnanci chválí? O tom jsme si povídali s Barborou Halfarovou.

Barbora Halfarová je HR specialistkou ve společnosti PROMEDICA, která je jedničkou na trhu v oblasti distribuce a logistiky ve zdravotnictví. A vyniká nejen v této oblasti. Společnost je úspěšná i na poli HR – díky propracovanému systému onboardingu, který si její zaměstnanci chválí. O tom, jak fungují procesy nástupu a adaptace zaměstnanců v této společnosti, jsme si povídali s Bárou, jakožto s jednou ze zástupkyň HR oddělení, která má firemní onboarding na starosti.

Nově příchozí zaměstnanci si chválí způsob onboardingu u Vás ve firmě. Jak ale vypadá celý náborový proces ještě předtím, než onboarding začne?

Nejprve si stanovíme s managerem nebo člověkem na vedoucí pozici, koho do svého týmu potřebuje. Na základě toho sepíšeme inzerát a vypustíme jej do světa skrz různé inzertní portály, včetně pracovní sítě LinkedIn. U specializovanějších pozic spolupracujeme i s externí agenturou. Musím však říct, že poměrně často zafungují naši kolegové, kteří nám sami doporučují vhodné kandidáty.

Po vyhodnocení došlých životopisů si vybereme ty nejvhodnější kandidáty a s těmi se potkáme osobně. Zpravidla bývají dvě osobní schůzky, než padne finální rozhodnutí.

Jak vypadá preboarding neboli takzvaná šedá zóna mezi výběrovým řízením a nástupem zaměstnance?

Šedá zóna? To je různé. Záleží, kolik času před nástupem máme. S novým kolegou udržujeme kontakt a nejdříve měsíc před nástupem posíláme potřebné podklady a informace k nástupu a to prostřednictvím Pinya HR. Týden před nástupem si ještě telefonicky upřesníme, co nového kolegu čeká první den.

Co když se přijatý kandidát rozhodne do firmy nenastoupit? Jak řešíte tuto záležitost v rámci preboardingu?

Upřímně, nevzpomínám si, zda taková situace u nás v Promedice nastala.

Preboarding je šedá zóna onboardingu.

 

Kdy se začínáte připravovat na onboarding nového zaměstnance? Jak takové přípravy probíhají?

Přípravy probíhají následovně. V Pinya HR vytvořím profil zaměstnance, pošlu mu osobní dotazník, formulář pro lékařskou prohlídku a bližší informace k jeho nástupu. Ve chvíli, kdy se nám vrátí vyplněný osobní dotazník, předávám informace dále svým kolegům. A tak se všichni, kdo mají co dočinění s nástupem nového zaměstnance, dozví ve stejný čas, kdo nám nastupuje, na jakou pozici, jaké bude potřebovat pomůcky a přístupy do našich systémů. A pak se všichni snažíme, aby v den nástupu bylo vše připraveno a nový kolega nemusel na nic čekat.

Řekněme, že k Vám nastoupil nový zaměstnanec. Dnes je jeho první den v nové práci. Co ho čeká?

Začínáme naším klasickým kolečkem…HR oddělení, kde se podepisuje smlouva a kontrolují další doklady. Následuje IT oddělení a předání potřebných pomůcek. Pokud nastupuje člověk do obchodního týmu, po návštěvě IT oddělení jede do servisu převzít služební vůz a pak začíná základní školení, které zahrnuje informace o firmě včetně toho, kde a jak si připravit kávu apod.

Adaptace zaměstnance je nejdůležitější částí onboardingu.

Jak probíhá proces adaptace nového zaměstnance ve Vaší společnosti?

Adaptace zaměstnance u nás začíná prakticky v den nástupu, kdy novým kolegům předávám informace o firmě. O tom, kdo jsme, co děláme, jaké používáme systémy, na koho se obrátit v případě poruchy auta nebo jak si zadat dovolenou apod. Toto školení trvá dva až tři dny a poté předávám nového kolegu do rukou jeho nadřízenému, který zajišťuje školení zaměřené přímo na danou pracovní pozici, ať už produktové školení pro obchodníky nebo jiné školení, pokud se jedná o lidi do kanceláře.

Týden po nástupu obdrží každý nový kolega prostřednictvím Pinya HR krátký dotazník, ve kterém se ptáme na to, jaký byl ten jeho první týden. Zda bylo vstupní školení srozumitelné, jestli se mu věnoval jeho nadřízený a podobně.

Na konci zkušební doby probíhá osobní setkání během kterého zjišťujeme, jak nový kolega vnímá atmosféru ve firmě i ve svém týmu. Mám ráda tyto schůzky, protože nic nenahradí osobní setkání. Je to pro mě hodnotná zpětná vazba, kdy zjišťuji, co můžeme ještě zlepšit. A zároveň novým kolegům připomínám, že se na mě můžou obracet, když si s něčím neví rady.

Máte nějaký tip na zlepšení onboardingu pro firmy, jejichž onboardingový proces momentálně probíhá ve stylu: „Tady máš materiály, nastuduj si je“? Čím mohou začít?

Když jsme se zamýšleli nad naším onboardingovým procesem, nebáli jsme se povolat odborníky. Po konzultacích jsme si vytvořili projekt přímo pro naše prostředí. A do toho jste přišli vy. Váš software nám pomohl optimalizovat proces onboardingu. Usnadnil nám prvotní komunikaci s nově příchozími i distribuci informací ve firmě. Bylo to správně načasované.

A tím se dostávám k tipu pro jiné firmy. Čas! To je oč tu běží. Věnujte novým kolegům čas. Dejte jim najevo, že jsou vítaní a potřební pro svůj nový tým. Také je důležité, aby věděli, na koho se mají obrátit v případě, že si neví rady a aby na nového kolegu byl připravený i jeho nadřízený. Čas je nutná počáteční investice, která se většinou obratem vrátí.