SOLEK: Transparentní HR systém napříč kontinenty

Radikální růst společnosti s sebou vždycky přináší změny. To platí i o lidských zdrojích a s nimi související HR agendě. To, na co dříve stačily excelové tabulky v nich najednou není udržitelné. Informace se nabalují a zaměstnanci přibývají. Když počet zaměstnanců ve společnosti SOLEK přesáhl počet 300, rozhodli se udělat velký krok vpřed a vydali se na cestu za digitalizací svých HR procesů.

SOLEK se orientuje na trh obnovitelných zdrojů se zaměřením na výrobu a dodávky fotovoltaické energie. Udržitelné zdroje jsou velkým tématem dnešní doby a s tím souvisí i růst poptávky po čisté energii a expanze společnosti, která využila potenciál a nyní působí v 11 zemích po celém světě s výkonem elektráren větším než 295 MWp.

HR software, který sedne na všechny procesy

Hlavní požadavek na nový HR systém zněl jasně - musí mít takové funkce, které je možné nastavit podle jejich mezinárodních potřeb. Většina zaměstnanců je totiž soustředěna v Latinské Americe ve státu Chile, evropská část je zas řízená z centrály v Praze. A přestože SOLEK působí mezi kontinenty, zásadní pro ně bylo mít všechna data na jednom místě, aby se k nim pohodlně dostal kdokoli, bez ohledu na zemi.

Barbora Detáry, People Experience Managerka SOLEKu, a další kolegové hledali řešení, které jim pomůže nahradit docházkový systém pomocí evidence negativní docházky a takové, které neřeší mzdovou problematiku, ale bude jej možné se mzdovým softwarem propojit. Samozřejmostí byl požadavek na intuitivnost a jazykové mutace. Jako nejlepší z 8 testovaných řešení se ukázal Pinya HR a po dvou měsících výběru tak bylo rozhodnuto.

Jak se o nás Barbora dozvěděla?

,,Dostala jsem doporučení od bývalé kolegyně, která pracuje jako HR managerka v menší společnosti, kde zrovna váš HR software zaváděli. Doporučila vás, i když ještě Pinya HR naplno nevyužívali, protože jste na ni udělali dojem na inicializačních jednáních. Pinya HR jsme tedy přidali do výběrového řízení a zpětně to hodnotím jako moc dobré rozhodnutí, protože se mi její slova jen potvrdila. Hodně na mně zapůsobilo, že pro vás nic nebylo překážkou a povedlo se nám software nastavit na míru našim specifickým HR procesům,” říká Barbora.

Zavedení nového HR systému během měsíce

Pinya HR nebyl první personální software, se kterým měla Barbora Detáry ve svém profesním životě čest. I proto byla velmi mile překvapena rychlostí implementace, která společně se školením trvala pouze 4 týdny.

,,Co musím opravdu vyzdvihnout byla rychlost vašich reakcí. Reagovali jste prakticky ze dne na den, dali jste nám testovací přístupy a hned se nám začala věnovat produktová manažerka Dita Salajková. Odstartovali jsme školení, které jsme měli na týdenní bázi a za měsíc bylo hotovo,” vzpomíná Barbora na proces zavádění.

Přestože více než polovina zaměstnanců je z Latinské Ameriky, školení probíhala pouze v češtině s tím, že potřebné informace na HR oddělení do Chile předávala přímo Barbora. Po ukončení školení a hromadném importu zaměstnaneckých dat byly všem 320 zaměstnancům rozeslány přístupové údaje, díky kterým mohli ihned nahlížet na svá data, žádat o dovolenou nebo na jeden klik potvrdit převzetí majetku.

Navíc se do Pinya HR mohou zaměstnanci z Chile dívat ve svém rodném jazyce, protože jsme díky SOLEKu rozšířili seznam jazykových mutací o španělštinu.

Jeden systém pro všechny

,,Možná je to klišé, ale mně opravdu nejvíce pomáhá to, že mám všechna data na jednom místě a můžu nad nimi dělat jakékoli reporty,” odpovídá Barbora Detáry na otázku, v čem jí Pinya HR nejvíce ulehčuje práci. Není se čemu divit. Díky seznamu zaměstnanců si může jednoduše vyspecifikovat, jaké skupiny zaměstnanců se má report týkat a jaká data má zobrazovat.

,,Je super, že se s dalšími kolegyněmi z HR oddělení, ať už toho pražského nebo chilského můžeme podívat na zaměstnance z Evropy a Latinské Ameriky zvlášť nebo společně. Vždycky si to můžeme přizpůsobit podle toho, jaká data aktuálně potřebujeme.”

Jednou z velkých výhod pořízení Pinya HR bylo, že se v SOLEKu mohli zbavit klasických docházkových píchaček. Propracovaný modul pro žádosti a schvalování nepřítomností nepotěšil jen lidi z HR, ale i další zaměstnance, kterým odpadla povinnost přihlašování a odhlašování při příchodu nebo odchodu z práce. Stačí, když požádají o dovolenou nebo další nepřítomnost prostřednictvím Pinya HR. A díky mobilní aplikaci tak mohou udělat kdykoli a odkudkoli.

HR software do SOLEKu také přinesl více transparentnosti. Přestože mají firemní intranet, zaměstnanci ho aktivně nenavštěvují. A protože chtějí, aby byli zaměstnanci v obraze, šli tomu naproti a rozhodli se využívat modul Aktuality v Pinya HR. O novinkách se díky notifikacím zaměstnanci dozví hned v momentě jejich publikování a navíc na ně narazí vždycky, když se přihlásí do svého účtu. Aktuality přitom mohou zacílit podle různých kritérií, například podle země, oddělení nebo pracovních pozic.

Propracovaný modul pro žádosti a schvalování nepřítomností nepotěšil jen lidi z HR, ale i další zaměstnance, kterým odpadla povinnost přihlašování a odhlašování při příchodu nebo odchodu z práce.

Ze 3 hodin na 10 minut

Oblastí, které Pinya HR pokrývá je mnoho, proto na to jdou v SOLEKu postupně. Kromě samotné evidence zaměstnaneckých údajů, začali hned na začátku využívat možnost generování smluv, nastavení onboardingu a evidenci majetku.

,,Evidence majetku nám ušetřila opravdu spoustu času. Předtím jsme v tom měli chaos, nějaký majetek měli ve správě kolegové na IT, nějaký zas na back office. Teď to máme všechno na jednom místě a konečně umíme s jistotou říct, kdo převzal jaký majetek. To se hodí i pro audit, který nás teď již nemůže nepříjemně překvapit.“

Samotná Barbora má ale největší radost právě z možnosti dělat reporty jednoduše a na pár kliků. To bylo jejím přáním při výběru HR softwaru. Díky Pinya HR se jí splnilo. Z výhod snadného reportingu netěží jen ona, ale všichni kolegové na HR.

„Když ode mně potřebuje HR manažerka například report s počtem nástupů za rok, tak jí ho připravím během 10 minut. Předtím by mi to zabralo klidně 3 hodiny. Časová úspora je tedy veliká,“ říká nadšeně Barbora.

Protože vývoj nových funkcí Pinya HR nezastavuje, HR tým postupně prochází všechny, které chtějí využívat. Patří mezi ně například lékařské prohlídky, checklisty nebo nastavení vlastních notifikací, které jim budou připomínat konec zkušební doby. A abychom vyladili automatizaci a digitalizaci HR procesů SOLEKu do dokonalosti, pracujeme na propojení Pinya HR s dalšími systémy přes API rozhraní. Zamezíme tak duplicitnímu zadávání dat a pomůžeme společnosti ještě více usnadnit práci a šetřit čas.