Optimio s.r.o.
Jak marketingová fullservice agentura digitalizovala svou personální agendu? O tom se podrobně rozepsala HR managerka společnosti Optimio Jana Parmová.
Optimio s.r.o. je na světě od roku 2009. Během let jsme se vypracovali ve fullservice marketingovou agenturu, která dává práci 35 lidem, což rozhodně není konečný počet. Jsme profíky v oboru - řadíme se mezi 3 % agentur v ČR a na Slovensku jako klíčová agentura Googlu, jsme certifikovanou agenturou Skliku, ověřeným partnerem Heureky, Mergada, stříbrným Shoptet partnerem.
Výchozí problém aneb co stálo u zrodu spolupráce
Google sheet. Skvělý pomocník. Stačí kliknout na tlačítko sdílet a máte pocit, že jste vtáhli a informovali všechny, koho potřebujete. Je nás 10 a stačí nám málo.
O 3 roky později.
Je nás 35. Máme tu tabulku pro nováčky, kterou posíláme účetnímu. Taky mega tabulku s dovolenou, nástupy, benefity, narozeninami. Další pro školení, seznam hardwaru a čipů. Databázi uchazečů,...
Jako HR mám svůj systém. Předat ho někomu, vysvětlit? To by chtělo rovnou stostránkový manuál. Dovolenou si plánujeme v kalendáři, nadřízenému se posílá ke schválení mailem. Pokud ji zruším, nadřízený si toho už sotva všimne. Teď to ještě jakž takž jde, ale co budeme dělat, až nás bude 50, 100?
Máme potřebu to řešit. Jeden systém, který vládne všem. Všem našim tabulkám a potřebám. Hledáme, porovnáváme, čteme recenze, projíždíme demo verze. Funkce a moduly jsou všude plus mínus podobné.
Řešení problému díky PINYA HR
V našem mini výběrové řízení vítězí PINYA, protože:
• se nám od začátku aktivně věnoval jak obchodní ředitel Ondra, tak následně produktová manažerka Dita
• našli jsme řešení na většinu našich požadavků
• líbí se nám cenové nastavení služby, kdy platíte jen za aktivního zaměstnance, čili měsíční platba se mění podle skutečného vytížení systému
• zjišťovali jsme, s jakým HRIS pracuje obdobná firma jako my, a když řekli PINYA, měli jsme definitivně jasno.
Po půl roce používání zdaleka nevyužíváme všechny funkcionality. Jako HR mám ale svůj harmonogram, kdy se chci do jakého modulu pustit. Základní potřeby ale zvládáme a už i tento nás basic mode nám velmi pomáhá.
Jak?
• Výběrová řízení na jednom místě a s tím všichni zainteresovaní lidé. HR i hiring manageři. Jasný přehled o uchazeči, pro jaké pozice je vhodný a všechny jeho výstupy, od CV až po vypracovaný úkol, který při výběrku dostane. Zároveň si s sebou nese status toho, jak to s ním vypadá.
• Nástup nováčka. Snadná evidence všech potřebných údajů a dokumentů. Zařazení do organizační struktury. Užitečný pohled "doleva, doprava, nahoru a dolů".
• Evidence nepřítomnosti. Nově nám přibyl velmi snadný proces schvalování dovolené. Ta se dá plánovat pěkně přehledně klidně na celý rok dopředu. Když ji zaměstnanec zruší a chce přeplánovat, musí znovu projít procesem schválení. Zároveň tu není žádná zbytečná zátěž ve smyslu schvalování nepřítomností jako sick days, doktor, nebo nemoc, ty se zapíšou do kalendáře okamžitě.
• Aktuality. Všechny zajímavosti a novinky na jednom místě? Mít možnost zacílit zprávu jen na určitou skupinu lidí? To jsme fakt potřebovali.
• Evidence školení. Zatím teda jen BOZP a PO, ale i to je fajn mít pěkně na svém místě. Navíc s tím, že se školení samo připomene, že už potřebuje oprášit.
Základní implementaci systému jsme zvládli sami. Odmítli jsme placené školení. Přece jsme technologická firma, nepotřebujeme radit... ehm, ehm... No do určité fáze skutečně ano. Spousta věcí je intuitivních, po chvilce přemýšlení jsme zvládli rozchodit číselníky, díky kterým jsme upravili systém ještě víc podle našich potřeb. I my, chytrolíni, jsme se ale v určitém bodu sekli, a nevěděli jak dál.
A tu jsme plně ocenili jeden z důvodů, proč jsme si PINYU pořídili. Dohodli jsme si schůzku s produktovou manažerkou Ditou. Během hodinové konzultace ušité na míru jsme prošli všechny nejasnosti a zprovoznili vše do požadovaného stavu.
Nebudeme lhát, ne všechno je ideální. Tak třeba - PINYA si neporadí s macovským kódování CSV souboru. Tohle zjištění bolelo hned na začátku při hromadném exportu zaměstnanců. Pomohla až konzultace zmíněná o pár řádků výš.
Na co se chystáme dál?
Plně využít kartu zaměstnance.
Nastavit On-boarding nováčka.
Zprovoznit E-lerning.
Začít pracovat s hodnocením zaměstnanců.
A co oceníme od PINYA do budoucna? API, které propojí systém s Google kalendářem, ideálně s celým Google Workspace.
Víme, že systém PINYA půl roku od zavedení nevyužíváme na 100 %. I tak je to neocenitelný pomocník, bez kterého si už HR agendu neumíme představit.
Za Optimio Jana Parmová, HR manager
PINYA HR používáme půl roku. Kolegové nejvíc oceňují, že mají pod kontrolou svou dovolenou, jasně vidí, kolik hodin / dnů jim ještě zbývá a zároveň vidí, co plánují ostatní v různých týmech. Nováčci se zájmem zkoumají organizační strukturu. Všichni jsou pak rádi za aktuality, které jsou pěkně pohromadě na jednom místě. Odpadá dřívější hledání v archivovaných mailech. Já si užívám moduly uchazeči a výběrová řízení. A poměr cena / výkon? Pro finančního ředitele bezkonkurenční!
