DODO: Díky Pinya HR jsme své HR procesy v zahraničí posunuli o míle

DODO je logistická služba pro e-commerce, retail, restaurace a rychlé občerstvení. Společnost vznikla v roce 2016 jako start-up se službami osobního asistenta, kdy ji koupil investor Michal Menšík. Se svými 5 zaměstnanci firma logisticky podporovala hlavně B2C segment, například rozvoz balíčků, služby čistírny nebo, jak rád žertuje sám Michal Menšík, vyhánění pavouků z bytu.

Své služby však v DODO rychle rozšířili a spustili rozvoz v největších českých městech. V roce 2018 expandovali na Slovensko a do Polska a o dva roky poté vstoupili i na maďarský a německý trh. Dnes působí v 7 zemích a mezi jejich největší zákazníky patří například Košík, Tesco či Billa.

270 zaměstnanců v 7 zemích

S dynamickým růstem a expanzí na zahraniční trhy přišel také prudký nárůst zaměstnanců. Z 5 zaměstnanců se během šesti let stalo 270 a na HR oddělení začali tušit, že je pro ně neudržitelné fungovat jen se mzdovým softwarem. Ten jim sice pokrýval základní evidenci zaměstnanců a částečně i docházku, ale vše ostatní jako smlouvy, lékařské prohlídky nebo školení evidovali ve složkách na cloudu nebo v excelech. Schvalování absencí na zahraničních pobočkách dokonce probíhalo přes e-mail nebo ústně.

Když Renata Pavlištová v květnu 2022 nastoupila na pozici Chief HR Officer, vize jednotného HR systému již byla na stole. Spolu s dalšími 2 kolegyněmi z HR a kolegou z projektového oddělení vypsali výběrové řízení a zařadili do něj 7 zahraničních softwarů v přesvědčení, že žádný český software nebude splňovat jejich mezinárodní požadavky. V době prvního testování demo verzí však od kolegy ze sesterské firmy Inveo.cz dostali doporučení na Pinya HR, kde už software nějakou dobu používali. Vyzkoušeli demo a Pinya HR následně přidali do výběrového řízení.

„Na začátku jsme měli nastaveno mnoho kritérií, která jsme časem upravili, protože každý systém měl něco, v čem byl silný a co mu stále chybělo. Museli jsme vše přehodnotit a očekávané funkce rozdělit na dvě kategorie - takové, které nutně nepotřebujeme, ale bylo by fajn je mít a ty, které jsou pro nás zásadní. Vlak například nešel přes jazykové mutace a legislativní požadavky každého trhu,“ vzpomíná Renata.

Celý proces výběrového řízení trval 4 měsíce a v listopadu se v DODO finálně rozhodli pro Pinya HR.

Interní marketingová Pinya HR kampaň

Před samotným spuštěním HR softwaru do ostrého provozu bylo nutné proškolit 3 HR oddělení v Česku, Maďarsku a Německu. Samozřejmostí bylo řádné nastavení procesů, nastavení jazykových mutací a import 270 zaměstnanců ze 7 zemí. To vše za pomoci naší produktové manažerky Dity Salajkové.

„Implementace a zaškolení probíhalo naprosto skvěle. Dita s námi vše detailně prošla a když bylo potřeba, tak i několikrát. Pomohla nám s nastavením oprávnění v systému a vždy nám byla ochotna poradit,“ chválí proces implementace Petra Toušová, Group Compensation & Benefit Manager ve společnosti DODO.

V systému naplněném všemi daty pak začali pracovat HR zaměstnanci, později se přidaly další týmy a 1. července zpřístupnili Pinya HR všem zaměstnancům v DODO.

„V souvislosti se spuštěním Pinya HR jsme spustili poměrně velkou marketingovou kampaň. Tvořili jsme infografiky, vyvěšovali jsme letáky, připravovali interní školení, dokonce jsme natáčeli videa. Díky interní kampani jsme docílili toho, že Pinya HR naplno využívají kolegové napříč všemi odděleními,“ říká Renata Pavlištová.

Exporty, příprava smluv a plánování rozpočtu nebyly nikdy jednodušší

Protože digitalizace HR procesů znamenala pro DODO velkou změnu, rozhodli se na to jít důkladně. Jednotlivé moduly proto začínají nastavovat postupně. Již po implementaci softwaru však zcela přestali používat docházkový systém, neboť negativní docházku evidují prostřednictvím Pinya HR ve všech 7 zemích, čímž se povedlo maximálně zjednodušit získávání podkladů pro výpočet mezd.

,,Co bych ráda vyzdvihla, je opravdu flexibilní nastavení docházek. Fungujeme ve více zemích v Evropě, kde jsou různé státní svátky. Například s Německem jsme si trošku lámali hlavu, ale díky flexibilitě v nastavení a samozřejmě i díky cenným radám produktové manažerky Dity se nám v Pinya HR podařilo nastavit vše dle našich potřeb,“ říká Petra Toušová.  

Nyní všichni zaměstnanci vidí své nároky na dovolenou, čerpané dny volna, homeoffice a manažeři mají větší přehled a mohou lépe plánovat kapacity svých týmů. 

A co na Pinya HR nejvíce oceňuje CHRO Renata Pavlištová?

,,Už od začátku se mi líbilo, že je software intuitivní a že si jej umíme nastavit do našich firemních barev. Práci nám výrazně usnadnila funkce generované dokumentace a pro mě jako ředitelku HR je jedinečná funkce exportu. Například loni nám příprava dat pro plánování rozpočtu trvala 4 dny, protože jsme data museli dohledávat v různých tabulkách. Díky tomu, že dnes máme všechna data na jednom místě v Pinya HR, se nám tuto přípravu povedlo zkrátit na půl dne. To je obrovský progres.“

Jednoduchým přehledem docházky a reporty na 1 klik to však pro DODO teprve začíná. Postupně plánují využít všechny moduly Pinya HR na maximum. Aktuálně dokončují nastavení onboardingové uvítací stránky, checklisty a také spuštění modulu pro hodnocení zaměstnanců. 

V plánu mají také nastavení modulu svěřený majetek, který jim pomůže nejen s evidencí a přehledem majetku konkrétních zaměstnanců, ale také se zjednodušením offboardingového procesu. Aby se zbavili duplicitního zadávání dat, je také v plánu propojení se mzdovým softwarem pomocí API. Třešničkou na dortu bude napojení na Power BI.

‍