Daktela: Potřebovali jsme jednotný HR systém, ne chaos v Excelu 

Růst firmy bývá vzrušující, ale zároveň přináší výzvy, které se nedají zvládat dosavadními procesy. To je i případ Daktely, českého lídra mezi poskytovateli řešení pro zákaznickou péči a multikanálovou komunikaci. S nárůstem zájmu o jejich online řešení se během pandemie firma rozrostla z původních 40 zaměstnanců na dnešních 180. Když se počet pracovníků blížil ke 140, bylo jasné, že staré postupy, jako evidence v tabulkách a sdílených složkách, přestávají stačit. Takový boom si zkrátka žádal více – HR systém, který by přinesl přehlednost a ulehčil práci nejen HR oddělení, ale i manažerům a dalším zaměstnancům. 

 Výběr HR systému s důrazem na přehlednost a reporting 

Vše začalo na podzim roku 2022. HR tým v Daktele hledal personální systém, který by byl přehledný, jednoduchý, poskytoval vhodné nástroje pro reporting a umožňoval variabilní nastavení oprávnění. Prošli šest různých systémů, od robustnějších po jednodušší, od zahraničních po české alternativy. V úzkém výběru nakonec zůstala dvě česká řešení, a Pinya HR mezi nimi získala navrch. 

„Konkurenční systém byl víc zaměřený na docházku, což jsme nepotřebovali. U Pinya HR nás navíc přesvědčila přehlednost a intuitivnost systému, ale také možnost přesného nastavení oprávnění pro přístup k mzdám. Přestože jsme nehledali mzdový systém, informace o mzdách jsme v HR softwaru evidovat chtěli, a proto jsme potřebovali nastavit jasná pravidla v oprávnění sdílení dat,“ vysvětluje Kateřina Havlíčková, HR Consultant Daktely. 

Na otázku, zda pořízení Pinya HR podpořilo i vedení, odpovídá Kateřina kladně. Potřebu HR systému cítili i šéf HR týmu, COO Karel Vůjtek a tehdejší CTO Jiří Havlíček. Právě pod oddělení Technology tehdy patřilo nejvíce zaměstnanců, a proto se nabízelo využití přehledného externího nástroje. Pinya HR tak dostal zelenou i od vedení a v lednu 2023 se v Daktele rozhodli pro spolupráci. 

 Rychlý start s minimem školení 

Hned po rozhodnutí se HR tým Daktely naplno pustil do implementace, která byla rekordně rychlá. Do týdne od potvrzení spolupráce si s naší produktovou manažerkou Ditou domluvili kick-off meeting, na kterém probrali plán implementace. Následující školení HR týmu i manažerů proběhla během dvou týdnů, a to v češtině i angličtině. Už během zavádění Pinya HR totiž Daktela působila nejen v Česku a na Slovensku, ale také v Maďarsku, Polsku, Slovinsku a Velké Británii. 

 Ostrý provoz HR softwaru odstartoval v dubnu 2023, přičemž přístup do něj dostali všichni zaměstnanci. A jak zavedení nového systému přijali? 

„Zaměstnanci tuto novinku přijali relativně dobře. Věděli, že je to něco, co nám na HR ušetří mnoho času a také, že to ušetří čas jim samotným. Při implementaci jsme se nejdřív zaměřili na takové funkce, ze kterých mají benefit všichni, jako například přehled svých zaměstnaneckých údajů nebo žádosti o dovolenou,“ říká Kateřina. 

 Manažerům byla v novém systému nastavena oprávnění přesně dle potřeb společnosti. Přes Pinya HR se mohou kdykoliv podívat na vždy aktuální data o svém týmu bez toho, aby je složitě dohledávali v excelu. Dříve tato data měli pouze na vyžádání od HR oddělení.  

 Efektivní správa dat a dokumentů díky digitalizaci 

Jako první byly spuštěny už zmiňované moduly pro evidenci zaměstnaneckých dat a žádosti o dovolenou a další nepřítomnosti. S existujícími daty jim pomohl hromadný import, díky kterému nemuseli data do systému zadávat ručně. Pomocí modulu Přítomnosti/absence mohli přestat zaznamenávat evidenci dovolených v samostatném interním nástroji a přesunout tak evidenci do jednoho systému. Po absencích se pak vrhli na pořádek v dokumentech. 

,,V době zavádění Pinya HR jsme zrovna procházeli ISO certifikací a potřebovali jsme zaměstnance prokazatelně seznámit se všemi ISO dokumenty. Práci nám výrazně ulehčil modul Interní předpisy, díky kterému přesně vidíme, s jakými dokumenty se konkrétní zaměstnanec seznámil, a kdy. Tento přehled má navíc k dispozici i samotný zaměstnanec.“ 

Úklid v dokumentech ale u ISO neskončil. V Daktele si do Pinya HR postupně nahrávají veškeré smlouvy a další nástupní dokumenty, aby je nemuseli pokaždé vyplňovat ručně. Pinya HR díky funkci automatického generování doplní všechny zaměstnanecké údaje za ně, což jim šetří čas i práci. 

,,Přestože pro interní komunikaci využíváme jinou platformu, modul Aktuality využíváme také, i když možná netypicky. Visí nám tam jediná aktualita, nazva, která zaměstnance vyzývá ke sdílení toho, s čím jsou nebo nejsou spokojení. Chceme, aby měli na očích, že se na nás mohou vždycky obrátit a napsat, co je trápí, co by chtěli zlepšit, ale i klidně i něco pochválit,“ dodává Kateřina Havlíčková ohledně využívaných funkcionalit. 

Podívat se na HR z pohledu zaměstnance 

I to je funkce Pinya HR, která Kateřině a HR týmu pomohla hlavně v začátcích používání. Při nastavování oprávnění mohli přes funkci náhled zkontrolovat, zda bylo zaměstnanci nastaveno správné oprávnění a funkce, které jsou potřebné k jeho pozici. U konkrétních manažerů tak mohli snadno zkontrolovat, jestli vidí veškeré informace o svém týmu. 

Kdyby ale měla Kateřina vybrat top tři funkce, které jim na HR šetří čas, byl by to reporting, osobní dotazníky a evidence bonusů a srážek. 

„Pomocí osobního dotazníku vyplní nový zaměstnanec své údaje sám a já tak nemusím data do systému zadávat ručně. A pokud potřebuji jakýkoli report, stačí mi jít do seznamu zaměstnanců, kde si jednoduše zakliknu, jaké informace chci v reportu mít a pomocí jednoho tlačítka ho vygeneruji. Kolegyně zas moc oceňuje funkce uzavírání docházky, díky které získáváme prokazatelně potvrzený podklad pro výpočet mezd,“ vysvětluje Kateřina. 

 Daktela díky Pinya HR našla způsob, jak zefektivnit své HR procesy a zároveň se zbavit mnoha manuálních kroků. Ať už jde o reporty, automatizované dotazníky pro nové zaměstnance nebo přehledné uzavírání docházky, každý modul systému si rychle našel své využití. „Pinya HR nám pomohl najít řád a zefektivnit již nastavené procesy. Ušetřil nám tím spoustu času a starostí, což nám umožňuje věnovat se tomu nejdůležitějšímu – našim lidem a jejich potřebám,“ shrnuje Kateřina. Daktela tak ukazuje, že digitalizace HR procesů není jen investicí do technologií, ale také do spokojenosti a efektivity celé organizace. 

‍