Broker Trust: Hledali jsme HR nástroj, který by odpovídal požadavkům dnešní digitální doby

Broker Trust je nejsilnější finančně poradenskou společností v Česku. Finančním poradcům a zprostředkovatelům poskytuje servis již od roku 2001. Kromě špičkového zázemí vsází také na důvěru, stabilitu a inovace. Proto se již v roce 2022 rozhodli pro pořízení HR softwaru, který bude reflektovat jejich potřeby a pomáhat jim v neustálém vylepšování HR procesů.

Celá HR agenda pod jednou střechou

To byla zásadní podmínka, se kterou šli do výběru personálního systému. Ideální HR software měl zastřešit evidenci všech zaměstnaneckých dat, smluv a dalších dokumentů, docházku a onboarding. Kromě těchto funkcí jim Pinya HR umožnil i přehlednou evidenci výběrových řízení a uchazečů, která do té doby existovala jen v excelových tabulkách. A tak si ze tří testovaných řešení vybrali právě to naše.    

„Největším benefitem pořízení HR softwaru je, že nemusíme jednoho zaměstnance evidovat ve třech různých systémech,“ říká HR manažerka Michaela Nosková.    

Jejich původní představa byla, že se personální systém stane výchozím systémem, ze kterého budou díky API rozhraní proudit informace do mzdového a docházkového systému. Nakonec se ale rozhodli pro změnu i v oblasti zadávání docházky tak, aby zadávání nepřítomností mohli řešit přímo přes Pinya HR.    

Propojení HR softwaru s ERP systémem

Otázkou však zůstávala integrace s ERP systémem, který slouží i pro výpočet mezd. Kromě vyměňování informací o nově založených zaměstnancích bylo také potřeba do ERP systému propisovat i data o nepřítomnosti. Přestože měl ERP systém vypracovanou API dokumentaci, rozhraní neposkytovalo prostor pro propisování těchto dat, a tak jsme museli přijít s alternativou.    

Abychom co nejvíce usnadnili práci mzdové specialistce, náš vývojový tým postavil v Pinya HR funkci, která umožňuje export nepřítomností ve formátu, ze které dokáže ERP systém všechny potřebné informace načíst. Mzdová specialistka tak namísto manuálního přepisování stovek zaměstnaneckých dat o dovolené a dalších nepřítomnostech naimportuje veškeré informace z Pinya HR do ERP systému na pár kliků.    

„Bylo potřeba vyřešit technickou stránku věci. S tím jsme se neváhali obrátit na produktovou manažerku Ditu, která se spojila s dodavatelem našeho mzdového systému. Podpora celého Pinya HR týmu je skvělá a vždy se nám snaží vyjít vstříc. I v tomto případě Dita vykomunikovala vše, co se týkalo samotného propojení. My jsme po celou dobu informováni o průběhu a jsme v kopiích důležitých e-mailů,“ říká mzdová specialistka Jana Matějková.

Školení a podpora par excellence

Najít vhodného partnera pro digitalizaci HR agendy a vyřešit integrace ale zdaleka není to nejdůležitější. Aby byl HR software pro firmu opravdu přínosem, je potřeba umět s ním efektivně pracovat. To samozřejmě Michaela a Jana vědí, proto na začátku spolupráce absolvovaly tři školení s naší produktovou manažerkou Ditou Salajkovou. Jak celý proces zaškolení zpětně hodnotí?

„Musíme ocenit čas, který nám Dita věnovala prostřednictvím školení. To, co bych ale ráda vyzvedla je výrazná pomoc při postupném spouštění jednotlivých modulů a „nalévání“ dat. Měly jsme své HR procesy a Dita nám pomáhala nastavit systémová pravidla tak, aby vše fungovalo dle našich představ.”

Proces školení tak Dita s HR oddělením Broker Trustu zakončila rozesláním přístupových údajů do Pinya HR všem 120 zaměstnancům, kteří mohli od prvního přihlášení využívat HR software naplno – například vidět všechny své pracovní údaje, zažádat si o dovolenou nebo se podívat na své pracovněprávní dokumenty.

Generování dokumentů, exporty a evidence uchazečů    

To jsou jen tři z celého výčtu funkcí, které lidem na HR oddělení Broker Trustu šetří čas a uvolňují ruce. Na otázku, jaká funkce je přece jen ta nej, reagují Michaela a Jana vzhledem ke svým pozicím odlišně.    

„Hodně mě baví funkce, které mi pomáhají už při nástupu nového zaměstnance. Počínaje tím, že si zaměstnanec sám vyplní základní údaje pomocí osobního dotazníku, až po pracovněprávní dokumentaci, kterou si připravím doslova na dva kliky. Žádné údaje nemusím vyplňovat ručně, protože to Pinya HR vyplní automaticky za mě. Příprava pracovní smlouvy a dalších nástupních dokumentů se mi tak zkrátila o 75 %,“ říká mzdová specialistka Jana.

HR manažerka Michaela je u každé novinky, kterou do Pinya HR zavádějí. Aktivně využívají funkce reporting, aktuality, notifikace, ale také dotazníky a hodnocení zaměstnanců. Oceňují také funkce pro manažery, kdy se k důležitým datům svých podřízených dostanou bez pomoci HR – ať už jde o dokumenty, notifikace o konci zkušební doby či informace o vývoji mzdy.  

,,Je toho ale daleko více. Tým Pinya HR neustále pracuje na vylepšování systému, a tím můžeme i my postupně digitalizovat další a další procesy. Oceňuji, že jsou lidi v PINYA otevřeni našim zpětným vazbám a komentářům a skutečně na ně reagují,“ dodává Michaela.    

Přestože je Pinya HR primárně personální systém, díky modulu výběrových řízení a uchazečů pomáhá Broker Trustu i s náborem.    

„Chceme mít všechna data a informace na jednom místě, proto jsme se rozhodli využívat i tento modul. Největší přidanou hodnotou je, že na konci výběrového řízení můžeme z vybraného uchazeče udělat zaměstnance na jeden klik. Nemusíme nic duplicitně zadávat, protože si Pinya HR všechna data uchazeče přenese na nově vytvořenou kartu zaměstnance,“ chválí modul Michaela.

Po úspěšném výběrovém řízení ale komunikace s nováčkem aktivně pokračuje. Díky vlastním šablonám e-mailů si na HR oddělení nastavili sérii uvítacích e-mailů. „Chceme být s nováčkem v kontaktu již před nástupem a dát mu jistotu v tom, že ví, co ho bude čekat,“ říká Michaela. Nováčkovi tak kromě důležitých informací a instrukcí, které je potřeba do nástupního dne vyřídit, také dávají vědět, že se na něj jeho nový tým těší.    

Samotnou evidencí zaměstnanců a náborem to ovšem nekončí. Již teď v Broker Trustu využívají většinu funkcí Pinya HR a další jsou v plánu. V nejbližší době se chtějí zaměřit na využívání checklistů, modulu majetku, rozšíření notifikací a také využít nejnovějšího modulu požadavků, do kterého chtějí přesunout ještě poslední excelové formuláře. A tak jako dosud, při digitalizaci těchto HR procesů se mohou spolehnout na naši podporu.