EVIDENCE DAT O ZAMĚSTNANCÍCH:

JAKÉ ÚDAJE JE NUTNÉ VÉST O ZAMĚSTNANCÍCH?

Evidence dat o zaměstnancích vás nemusí zaměstnat na dlouhé hodiny.

Jedním ze základních úkolů, který je v každé firmě či organizaci svěřen do rukou personálního oddělení, je osobní či také personální evidence o zaměstnancích. Evidence zaměstnanců představuje souhrn informací, které potřebuje zaměstnavatel k plnění svých zaměstnavatelských funkcí, a to jak ve vztahu k organizaci jako takové, tak k zaměstnancům i k orgánům, které jsou oprávněny některé zaměstnanecké údaje vyžadovat.

Evidence zaměstnaneckých dat včetně dokumentace je časově velmi náročnou rolí každého HR oddělení. Formální požadavky na osobní zaměstnaneckou evidenci přitom nejsou dány, ale jejich obsah vyplývá z příslušných zákonů. Pokud by personální oddělení mělo všechny potřebné údaje vést ve fyzické podobě či v jednotlivých samostatných počítačových souborech, zabere vedení evidence dat HR specialistům velké množství jejich pracovního času, který mohou věnovat mnohem důležitějším a hlavně efektivnějším činnostem. V následujícím článku jsme pro vás shrnuli data, která jsou ze strany českých zákonů vyžadována pro řádnou zaměstnaneckou evidenci. Dozvíte se také, jak tato data lze jednoduše automatizovat a evidenci zaměstnanců tak podstatně zjednodušit.

Evidence zaměstnaneckých dat musí obsahovat:

OSOBNÍ ÚDAJE ZAMĚSTNANCE

  • Jméno a příjmení
  • Dosažené akademické tituly
  • Datum a místo narození
  • Rodinný stav
  • Státní občanství
  • Adresa trvalého pobytu
  • Rodné číslo

AUTOMATIZACE EVIDENCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Evidenci či změnu osobních údajů je možné zjednodušit prostřednictvím specializovaného softwarového řešení. Při tomto řešení zaměstnanec při svém nástupu sám vkládá potřebné informace do speciálního programu. Prostřednictvím tohoto programu lze následně data online upravovat nebo je napojit na interní informační systém.

ÚDAJE SOUVISEJÍCÍ S PRACOVNĚPRÁVNÍM VZTAHEM

  • Údaje o vzniku, změnách a skončení pracovního poměru nebo jiného pracovněprávního vztahu.

AUTOMATIZACE EVIDENCE PRACOVNÍCH ÚDAJŮ

Každodenní praxe zaměstnanců v oblasti lidských zdrojů přináší potřebu znát nejen aktuální platnou právní úpravu zákoníku práce a související právní předpisy, ale i judikaturu v oblasti pracovního poměru a umět ji aplikovat. Pokud ovšem HR oddělení zvolí pro evidenci údajů souvisejících s pracovněprávním vztahem speciální personální software, pohlídá za něj softwarové řešení všechny potřebné informace. HR specialista pouze vyplní příslušné kolonky.

DOKLADY SOUVISEJÍCÍ S PRACOVNĚPRÁVNÍM VZTAHEM

  • Pracovní smlouva a její změny
  • Potvrzená přihláška OSSZ
  • U invalidního důchodce nebo poživatele předčasného starobního důchodu potvrzená ohlašovací povinnost
  • Přihlášení ke zdravotní pojišťovně
  • Doklad o rozvázání pracovního poměru
  • Kopie potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list)
  • Pracovní posudek (pokud byl na zaměstnance na jeho žádost vypracován)
  • Doklady o předchozím pracovním poměru, především potvrzení o zaměstnání
  • Údaje o dosažené kvalifikaci (fotokopie příslušných osvědčení či diplomů nebo výpisy z nich), údaje o školeních a přezkušování u vybraných profesí, popřípadě údaje o získané praxi
  • Doklad od soudu, který nařídil výkon soudního rozhodnutí srážkami ze mzdy (exekucí)
  • Údaje o zdravotní způsobilosti k výkonu práce, tj. příslušné lékařské posudky, doba, po kterou občan vykonával vojenskou (základní, náhradní nebo civilní)
  • Záznam, zda občan pobírá důchod, druh důchodu, číslo rozhodnutí o pobírání důchodu
  • Mzdový list jako součást mzdové evidence, údaje o hrubém a čistém příjmu, zákonných srážkách, informace o osobách na než zaměstnanec uplatňuje daňový odpočet
  • Evidence pracovní doby, včetně časových údajů o práci přesčas
  • Evidenční list důchodového pojištění
  • Jiné doklady, například protokoly o porušení pracovní kázně atp.

Pro řadu výše uvedených dokumentů přitom platí zákonem požadovaná minimální doba archivace. Přijatá a vydaná potvrzení o zaměstnání (zápočtové listy), podklady pro jejich zpracování a údaje mzdové evidence je nutno evidovat. Minimální doba je 20 let, lze však doporučit, aby právně významné části osobního spisu zaměstnance, zejména doklady mzdové evidence, byly archivovány až po dobu cca. 40 let, tedy do doby odchodu zaměstnance do důchodu.

AUTOMATIZACE EVIDENCE DOKLADŮ O ZAMĚSTNANCÍCH

Oblast evidence a dokladů souvisejících s pracovněprávním vztahem je většinou řešena jak HR manažery, tak i účetními ve firmě. O evidenci a archivaci těchto dokumentů se dělí tato oddělení a v každé firmě má rozložení jejich úkolů jinou podobu. Obecně je pro evidenci dokumentů důležitých pro výpočet mezd využíván účetní program. Ostatní doklady pak má na starosti personální oddělení. Toto tradiční členění vytváří často duplicity. Jeden údaj je evidován zbytečně na více místech. Řešením této části evidence dat o zaměstnancích je využívání HR softwarového řešení propojeného s interním účetním systémem a docházkovým systémem. Toto řešení zajistí, že data o zaměstnancích jsou dostupná kompletně na jednom místě a zároveň je umožněno, aby s nimi mohli pracovat i účetní či IT technici ve svých samostatných programech.

Chcete evidovat data o zaměstnancích jednoduše, efektivně a v souladu s legislativou? Vyzkoušejte personální software Pinya HR, který umí evidenci zaměstnanců vést přehledně, správa zaměstnaneckých dat je intuitivní a jednoduchá, a navíc je Pinya HR plně kompatibilní. Software je možné napojit na jakýkoliv interní informační, účetní či docházkový systém.

 

Požádat o vstup do dema

Pinya HR