CO JE PERSONÁLNÍ SOFTWARE?

A co musí umět, aby měl skutečný přínos pro uživatele? 

Personální software je (digitální) pravou rukou personalistů. Slouží především k digitalizaci personální agendy a zároveň k pohodlnějšímu řízení lidských zdrojů ve firmě.

Personální softwary mohou existovat samostatně ve formě nadstavby na mzdové a docházkové systémy. V těchto softwarech není možné zpracovávat mzdy a evidovat, v jakém časovém období byl zaměstnanec v práci, kolik hodin reálně odpracoval a jak dlouho byl na obědě. Tyto funkce obstarají docházkové a mzdové systémy. Výhodou samostatných personálních softwarů je řada specifických a propracovaných funkcionalit vztahujících se k HR procesům, ale také možnost přístupu do personálních softwarů nejen pro HR, ale také pro ostatní zaměstnance. 

Personální software lze pořídit také jako součást mzdového či docházkového systému. Tento typ softwaru je lákavý z hlediska velkého množství funkcí, nicméně pro svou složitost není příliš atraktivní a mnohdy je v něm personalistika řešena nedostatečně. 

Personální software a jeho funkce

Neexistuje žádný standard, který by určoval, co by měl HR software zahrnovat. Co je tedy klíčovým faktorem pro výběr dobrého HR softwaru? A jaké jsou jeho nejčastější funkce? 

  • Evidence uchazečů o zaměstnání 
  • Nástup zaměstnance 
  • Evidence zaměstnanců a jejich dokumentů 
  • Tvorba podkladů pro mzdy 
  • Evidence docházky 
  • Evidence dovolené 
  • Evidence a správa pracovních benefitů 
  • Evidence služebních cest 
  • Vedení informací o náplni práce a kompetencích zaměstnanců 
  • Hodnocení zaměstnanců a osobní plány rozvoje 
  • Pracovní zařazení zaměstnance 
  • Provozní evidence o zaměstnancích 
  • Evidence pracovních pomůcek a vybavení 
  • Správa oprávnění zaměstnanců 
  • Ukončení pracovního poměru zaměstnance 

Onboarding a evidence dat zaměstnanců

Základem personálních softwarů je evidence dat zaměstnanců. Tato data jsou využívána nejen pro vedení záznamů o zaměstnancích v digitálním prostředí, ale také pro další firemní procesy. S tím je spojený i takzvaný onboarding zaměstnanců aneb další velmi užitečná funkce šetřící čas personalistů. Přijímáte nového zaměstnance? Pošlete mu osobní dotazník prostřednictvím personálního softwaru. Data, která nový zaměstnanec do speciálního online dotazníku vyplní, se automaticky propíší do jeho zaměstnanecké karty přímo v HR softwaru. Personalista může vyplněná data pouze zkontrolovat, nikoliv je přepisovat. 

Správa dokumentace v personálním softwaru

Součástí evidence zaměstnanců je také online evidence jejich dokumentů. Pokud software nabízí možnost “Seznámit se s dokumenty” již při onboardingu, máte opět o starost méně. Přidělte zaměstnanci potřebnou dokumentaci a sledujte, zda se s ní již obeznámil. To vše bez tisknutí papírů a věčného připomínání se. Software vše obstará za vás. K zaměstnanci můžete přidávat jeho veškerou dokumentaci od pracovních smluv a výplatních pásek, přes lékařské formuláře až po certifikáty a předávací protokoly. 

Schvalování nepřítomností

Samozřejmostí personálního softwaru by měla být evidence dovolené, případně docházky zaměstnance. Dobrý personální software je přístupný jak personalistům, tak zaměstnancům. Mělo by jít o spojnici právě mezi firemním HR a ostatními zaměstnanci. Evidujte docházku zaměstnanců, schvalujte dovolené a vytvářejte tak podklady pro mzdy. 

Další šikovné funkce personálního softwaru

Další užitečnou funkcí personálního softwaru je evidence a správa pracovních benefitů. Objednávejte a spravujte pracovní benefity zaměstnanců přímo z personálního softwaru. 

Evidujte služební cesty, vytvářejte osobní plány rozvoje, hodnocení zaměstnanců, organizační struktury a podobně. Evidovat můžete také majetek zaměstnanců. 

Nechcete, aby měl každý zaměstnanec v systému stejná práva a mohl nahlížet na osobní data ostatních zaměstnanců? Upravte jeho pravomoci dle vlastního uvážení. Dobrý HR software vám toto nastavení umožní. 

Personální software jako skutečný přínos pro firmu

Jak ale poznat, zda bude personální software pro vaši společnost skutečným přínosem? Zvažte, zda obsahuje všechny funkce, které ve vaší společnosti potřebujete. Pokud ne, zjistěte, zda je možné požadované funkce dodatečně naprogramovat na míru vaší společnosti. Dobrý HR software by se měl neustále vyvíjet a měl by být pravidelně doplňován o nové funkce v reakci na požadavky společností či aktuální situaci. Nahlédněte do roadmapy plánovaných funkcí daného personálního softwaru a zjistěte, co nového plánují vývojáři do systému přidat a v jakém časovém horizontu. 

Je-li to ze strany poskytovatele softwaru možné a pro vás vyhovující, kupte jen takové součásti softwaru, které doopravdy využijete. Má-li firma k dispozici takzvaný marketplace, prozkoumejte jeho jednotlivé součásti a nakupujte moduly softwaru dle vašich požadavků. 

V poslední řadě, vyzkoušejte demo verzi daného softwaru a nechte si ho představit odborníkem. Umožňuje-li poskytovatel personálního softwaru jeho vyzkoušení, neváhejte tuto nabídku využít. Vyzkoušejte si, jak se vám se systémem pracuje, zda je pro vás přehledný a opravdu umožňuje vše, co požadujete. Pokud vás demo verze zaujme, nechte si jednotlivé funkce představit také od odborníka z dané společnosti, která software nabízí. Můžete se doptat na případné nejasnosti nebo si domluvit úpravy na klíč. 

Pokud přemýšlíte o pořízení personálního softwaru do vaší společnosti, vyzkoušejte demo verzi softwaru Pinya HR a přesvědčte se, zda je náš personální software tou pravou volbou pro vaši společnost. Vyzkoušet můžete zde.